Activités groupes
Menu ACTIVITÉS DE GROUPES
Figure 88 – Menu Activités de groupes
Fonctions du menu :
1-Année XXXX : Permet d’isoler les activités de groupes de l’année sélectionnée
2-Créer groupe : Crée une nouvelle activité de groupes.
3-Recherche : Permet l’utilisation de la fonction de recherche détaillée.
4-Recherche groupes [actifs] : Isole les activités de groupes de statut [actif].
5-Recherche par catégories [actifs] : Isole les activités de groupes de statut [actif] selon la catégorie sélectionnée.
6-Recherche messages [courriels] : Isole les messages qui ont été envoyés aux différents groupes.
Interface de liste des activités de groupe
Les fonctions de recherche à partir du menu permettent d’accéder aux activités de groupe isolées sous forme de liste. Il est également possible d’afficher la liste à partir de l’interface de saisie avec le bouton « Liste »
Figure 90 – Accès à l’interface de liste des activités de groupe
Interface de saisie d’une activité de groupe
La création d’un groupe se fait à partir du menu « ACTIVITÉS DE GROUPES » ou à partir de l’interface de saisie.
Figure 91 – Interface de saisie d’une activité de groupes
Une description et une catégorie doivent être saisies. La sélection des contacts et des entreprises qui participent à cette activité de groupes se fait à partir des boutons de sélection.
No 1 : Le bouton « Flèche » permet l’affichage détaillé des notes de suivi.
No 2 : Le bouton « +Ajouter note » permet la création d’une note de suivi.
No 3 : Boutons permettant la sélection de contacts, d’entreprises, d’invités (des personnes non répertoriées dans le système de gestion) et des employés (à partir des comptes utilisateurs actifs).
No 4 : L’icône « synchro » permet de mettre à jour les infos du contacts directement dans la fiche « Contacts »
Figure 92 – Interface de synchro des coordonnées du contact (No 4)
Détails
L’onglet « Notes » est disponible pour l’ajout de commentaires associés à l’activités de groupes.
Figure 93 – Notes associées à l’activité de groupes
Animateurs
L’onglet « Animateurs » est disponible pour la sélection des animateurs associés à l’activités de groupes.
Figure 93 – Animateurs associées à l’activité de groupes
No 1 : Le bouton « + animateur interne » permet la sélection d’un ou plusieurs animateurs à partir de la liste des employés.
No 2 : Le bouton « + animateur externe » permet la saisie directe du nom d’un ou plusieurs animateurs externes. Il n’y a pas de lien avec la table des contacts.
Budget
L’onglet « Budget » permet la saisie sommaire du budget associé à l’activité de groupes. Le total en argent des inscriptions est transféré dans cet onglet.
Figure 94 – Budget sommaire associé à l’activité de groupes
Sélection d’entreprises
Le bouton « sélection entreprises » permet de sélectionner les entreprises afin d’isoler les contacts qui seront associés au groupe (habituellement, on voudra obtenir une liste de contacts et non seulement des entreprises, afin de pouvoir personnaliser les messages courriels qui seront envoyés aux membres du groupe).
Les différents filtres (section identifiée en vert) permettent de faciliter la sélection des entreprises. Il suffit ensuite de sélectionner l’entreprise (en cliquant dans la liste) afin de la transférer dans le module de sélection à droite (en orange).
L’interface suivante est affichée :
Figure 95 – Sélection des entreprises (avec filtres)
Le bouton « RETOUR » permet de retourner à l’interface de saisie du groupe.
Sélection des contacts liés aux entreprises
Le bouton « Isoler tous les contacts » permet d’obtenir rapidement obtenir la liste des contacts associés aux entreprises affichés dans la liste.
Figure 96 – Sélection des entreprises à associer à un groupe
Sélection des contacts
L’onglet « contacts » peut être utilisé directement (sans passer par l’onglet « entreprises » afin d’isoler les contacts). Un filtre permettant de restreindre le nombre de contacts en fonction selon le début du nom est disponible.
Figure 97 – Sélection des contacts à associer à un groupe
Lorsque la sélection des contacts est terminé, le bouton « Retour» permet de retourner à l’interface de saisie..
Figure 98 – Affichage des contacts après sélection
Suivi des contacts du groupe
L’onglet « Contacts (suivi) » permet de suivre les réponses des participants du groupe.
Figure 99 – Interface de suivi des contacts du groupe
Horaire et activités du groupe
L’onglet « Horaire d’activités » permet de déterminer les sessions prévues pour l’activité. Le bouton
«+ activité » permet de déterminer la date de la première session de l’activité si aucune session n’a encore été saisie.
Horaire et activités du groupe
Figure 100 – Horaire et activités du groupe
Le même bouton permet ensuite d’ajouter des sessions à l’activité selon une séquence choisie. Il est également possible de saisir indépendamment chacune des sessions sans utiliser la fonction permettant de créer des répétitions.
Figure 101 – Horaire et activités du groupe – Création de répétitions pour l’activité.
Les sessions créées sont ensuite visibles dans l’interface « Horaire activités », il est ensuite possible de créer des fiches de présences pour chacune des activités avec l’icône « main levée ».
Figure 102 – Horaire et activités du groupe – Affichage répétitions pour l’activité
Gestion des présences
La sélection de la ligne correspondant à la session de l’activité (03-07-20 dans cet exemple) permet d’afficher la liste des présences. Il est également possible d’imprimer cette liste.
Figure 103 – Gestion des présences par session pour l’activité
Figure 104 – Version imprimée de la liste des présences par session pour l’activité
Gestion des messages envoyés aux participants d’un groupe.
Préparation du message
A partir de l’interface de saisie de l’activité, l’onglet « Messages » est utilisé pour faire le suivi des messages envoyés aux participants du groupe.
Figure 105 – Interface de suivi des messages envoyés aux participants du groupe.
Le bouton « Nouveau message » permet la création d’un message courriel. L’interface suivante est affichée.
Figure 106 – Interface de saisie du message
La rubrique « Sujet » sera utilisée pour décrire le message. Cette info sera affiché dans le sujet du message courriel. L’expéditeur du message sera configuré en fonction de l’utilisateur connecté au système.
L’onglet « Fichiers attachés » permet d’associer des pièces jointes au message.
Sélection des contacts
L’onglet « SÉLECTION CONTACTS » permet d’isoler les destinataires du message. Les destinataires exclus sont identifiés en rouge. Tous les contacts sont utilisés si aucun filtre n’est appliqué.
Figure 107 – Interface de sélection des destinataires
L’icône « enveloppe » en bout de ligne permet d’envoyer le message à un seul contact.
L’utilisation de la séquence suivante « [NOM_COMPLET], » (sans les guillemets) permet de personnaliser le message envoyé à chaque contact, cette séquence sera alors remplacée par le nom du contact. Cette fonction est optionnelle.
Envoi du message
Utiliser le bouton « Envoi courriels » pour envoyer le message aux contacts sélectionnés. Les paramètres proposés par défaut devraient permettre l’envoi du message. En cas de problème, veuillez contacter l’administrateur du système.
Figure 108 – Message de confirmation de l’envoi du message
L’interface d’affichage de l’historique des messages est ensuite affichée après l’envoi des messages. Il est également possible de l’afficher avec l’onglet « MESSAGES ENVOYÉS ».
Figure 109 – Historique des messages envoyés pour cette activité
Dernière mise à jour