Options système
Dernière mise à jour
Dernière mise à jour
Le bouton « Configuration système» du menu principal permet d’accéder au sous-menu suivant :
Figure 252 – Menu « Configuration système »
Le bouton « Option système» permet d’accéder aux différentes fonctions de configuration du système.
Figure 253 – Sous-menu « Options système »
La fonction « Coordonnées entreprises» (No 1) permet de saisir les informations spécifiques à votre entreprise. Différentes versions du logos peuvent être utilisées en fonction de l’utilisation.
Figure 254 – Interface de saisie des coordonnées de l’entreprise
1-Afficher nom entreprise : Afficher nom entreprise dans le menu à droite du logo ou sous le logo pour les impressions (option pour les logos d’entreprise dont le nom est absent).
2-Fond blanc menu d’accueil : Afficher un fond blanc dans le menu d’accueil (pour les logos non-transparent).
3-Licences : Permet la saisie de 2 numéros de licences (ex : RBQ).
La fonction « Préférences générales» (No 2) permet d’accéder à l’interface de configuration du système.
Figure 255 – Menu Préférences générales – Onglet « Général »
1-Maximise la fenêtre
(option maintenant non recommandée avec les grands écrans).
12-Fin année fiscale
Permet de sélectionner la date de fin de l’année fiscale.
2-Centrer fenêtre
Affiche la fenêtre dans le centre de l’écran.
13-Comptes utilisateurs – Ajuster suite numérique
Permet d’ajuster la suite numérique des comptes utilisateurs pour le prochain compte.
3-Menu d’accueil distinct
Permet la sélection d’un menu d’accueil distinct dans la table des utilisateurs.
14-Chèque – Ajuster suite numérique
Permet d’ajuster la suite numérique pour le prochain chèque.
4-Couleur sélection heures
Fichier .jpg utilisé pour identifier dans l’interface de feuilles de temps.
15-Modèle de chèque
Permet de choisir le modèle de chèque utilisé.
5-Zoom fenêtre
Zoom par défaut utilisé pour l’affichage des interfaces.
16-Plug-ins
Permet l’installation des plug-ins au démarrage du système.
6-Impression enveloppe
Grandeur de la police de caractère utilisé pour l’impression des enveloppes.
17 et 18-Feuilles de temps
Permet de sélectionner le type de feuilles de temps :
Par projets (défaut) ou par proposition (pour les consultants)
7-Version de développement
Utilisé également pour identifier une version de formation. Permet d’identifier les principaux interfaces avec une identification spécifique permettant de distinguer avec la version de production.
19 à 22 Paramètres feuilles de temps
Permet de déterminer les paramètres pour la gestion des feuilles de temps.-
8 à 11-Gestion des mots de passe
Permet de déterminer les paramètres pour la gestion des mots de passe des comptes utilisateurs.
Figure 256 – Menu Préférences générales – Onglet « Entreprises »
1-Retirer format entreprise
Permet de retirer le format si une information est « collée » depuis une autre application.
8 -Cote des clients
Permet de configurer les cotes d’évaluation des entreprises pour les prospects.
2-Format code postal Canada
Permet de formater le code postal pour le Canada.
9-Cote classification clients
Permet de configurer un autre type de classification d’entreprises en fonction de cotes.
3-Format téléphone Canada/US
Permet de formater les numéros de téléphone pour le Canada et les États-Unis.
10-Statut entreprise par défaut
Permet de sélectionner le statut d’entreprise attribué par défaut au moment de la création d’une entreprise.
4-Récupération coordonnées automatiques
Permet de récupérer les coordonnées suite à une modification du code postal (version mobile).
11-Afficher menu options
Permet l’affichage du menu « Options » dans l’interface de saisie des entreprises.
5-Langue par défaut
Permet de sélectionner la langue attribuée lors de la création d’une entreprise.
12-Sélection du panel droit par défaut
Permet de choisir le panel droit affiché par défaut dans l’interface de saisie de l’entreprise.
6-Province par défaut
Permet de sélectionner la province attribuée lors de la création d’une entreprise.
13 à 17-Configuration des intitulés et correspondances
Permet de configurer les termes utilisés pour « Responsable » et « Entreprise » dans le système en fonction des spécificités de votre entreprise.
7-Pays par défaut
Permet de sélectionner le pays attribué lors de la création d’une entreprise.
12-ENT :Panel droit par défaut : Permet de sélectionner le panel de droite par défaut dans l’interface de saisie
Figure 257 –Onglet « Entreprises » sélection interface « panel » droit
Figure 258 – Menu Préférences générales – Onglet « Contacts»
1-Retirer format contacts
Permet de retirer le format si une information est « collée » depuis une autre application.
14-Sélection du panel droit par défaut
Permet de choisir le panel droit affiché par défaut dans l’interface de saisie du contact.
2-Format code postal Canada
Permet de formater le code postal pour le Canada.
15-Terme membership « Terminé »
Permet de déterminer le terme utilisé pour indiquer un membership terminé.
3-Format téléphone Canada/US
Permet de formater les numéros de téléphone pour le Canada et les États-Unis.
16- Terme membership « Inactivé »
Permet de déterminer le terme utilisé pour indiquer un membership inactivé. (qui n’a pas été renouvelé).
4-Inclure dans liste d’envoi (nouveaux contact)
Permet d’inclure automatiquement les nouveaux contacts dans la liste d’envoi.
17-Durée pour inactivation
Permet de déterminer la durée pendant laquelle un membership reste « inactivé » avant d’être annulé.
5-Message inclure liste d’envoi (nouveaux contact)
Permet d’afficher un message au moment de la création d’un nouveau contact pour déterminer si le contact doit être inclus dans la liste d’envoi.
18-Langue par défaut
Permet de sélectionner la langue attribuée lors de la création d’un contact.
6-Export préfixe contact (vCard)
Permet d’inclure le préfixe dans le format d’exportation vCard.
19-Province par défaut
Permet de sélectionner la province attribuée lors de la création d’un contact.
7-Récupération coordonnées automatiques
Permet de récupérer les coordonnées suite à une modification du code postal (version mobile).
20-Pays par défaut
Permet de sélectionner le pays attribué lors de la création d’un contact.
8-Liste contacts : afficher « Entreprise » ou « Adresse »
Permet de déterminer la colonne à afficher par défaut dans le modèle de liste.
21-Temps requis
Listes de valeurs utilisées pour déterminer le temps d’intervention requis pour ce contact (utilisé pour les organismes d’aide).
9 -Afficher bouton « Info situation »
Permet l’affichage du bouton « Info situation » (utilisé pour les organismes d’aide).
22-Facteurs de risque
Liste de valeurs utilisées pour déterminer les facteurs de risques pour ce contact (utilisé pour les organismes d’aide).
10-Afficher bouton « Contacts apparentés »
Permet l’affichage du bouton « Contacts apparentés »
23-Préfixe »
Liste de valeurs pour les préfixes des contacts.
11-Afficher bouton « Infos paiement »
Permet l’affichage du bouton « Infos paiement».
24-Suffixe
Liste de valeurs pour les suffixes des contacts.
12-Création note de suivi (assignation resp)
Permet la création d’une note de suivi lors de l’assignation d’un contact à un responsable.
25-Code classification client
Permet de configurer un autre type de classification des contacts en fonction de cotes.
13-Cote des clients
Permet de configurer les cotes d’évaluation des contacts
(prospects).
26-Fonction
Liste de valeurs utilisées pour sélectionner la fonction des contacts.
14-CON : Panel droit par défaut : Sélection du panel de droite par défaut dans l’interface de saisie
Figure 259 – Onglet « Contacts » sélection interface « panel » droite
Figure 260 – Menu Préférences générales – Onglet « Activités groupes »
1-Produits - Ajuster suite numérique
Permet d’ajuster la suite numérique des activités de groupes pour la prochaine activité de groupe.
2 -Affichage par défaut dans « Contacts infos »
Permet de sélectionner l’affichage par défaut de l’entreprise ou du membership dans la section « Contacts infos » (les participants) dans l’interface de saisie des activités.
Figure 261 – Menu Préférences générales – Onglet « Produits»
1-Ajuster suite numérique
Permet d’ajuster la suite numérique des produits pour le prochain produit.
6-Terme pour « sous-catégorie »
Terme utilisé pour décrire la « sous-catégorie » du produit.
2-Terme pour No catalogue fr
Terme utilisé pour décrire le No de catalogue en français dans les interface et dans les impression en fonction des spécificités de votre entreprise.
7-Terme pour « détails »
Terme utilisé pour décrire la rubrique « détails » du produit.
3- Terme par défaut No Catalogue ang
Terme utilisé pour décrire le No de catalogue en anglais dans les interface et dans les impression en fonction des spécificités de votre entreprise.
8-Format affichage référence
Format détaillé d’affichage utilisé par l’industrie de la climatisation-chauffage pour décrire les produits dans les propositions et factures.
4-Terme pour « Description »
Terme utilisé pour décrire la « description » du produit en fonction des spécificités de votre entreprise.
9-Correspondance des champs
Permet de déterminer la correspondance des rubriques pour utilisation dans la section 8. Utilisé par l’industrie de la climatisation-chauffage.
5 -Terme pour « catégorie »
Terme utilisé pour décrire la « catégorie » du produit.
Figure 262 – Menu Préférences générales – Onglet « Propositions »
1-Conditions initiales fr.
Conditions initialement affichées en français lors de la création d’une proposition. Ces conditions peuvent être modifiées dans chaque proposition.
14-Impression format standard
Permet de sélectionner le format d’impression standard par défaut lors de la création d’une proposition (décrit dans la section « Propositions »)
2-Conditions initiales ang.
Version anglaise des conditions pour affichage dans la version imprimée pour les clients anglophones.
15- Impression format standard (sans prix détaillés)
Permet de sélectionner le format d’impression standard (sans prix détaillés) par défaut lors de la création d’une proposition (décrit dans la section « Propositions »)
3-Conditions standards (menu déroulant)
Menu déroulant permettant de sélectionner les conditions standards.
16- Impression format texte (sans prix détaillés)
Permet de sélectionner le format d’impression texte (sans prix détaillés) par défaut lors de la création d’une proposition (décrit dans la section « Propositions »)
4-Texte salutation
Texte de salutation affiché dans la version texte de la proposition imprimée.
17-Impression total dernière page
Permet de sélectionner l’impression du total sur la dernière page par défaut lors de la création d’une réquisition.
5-Texte conclusion
Texte de conclusion affiché dans la version texte de la proposition imprimée. La variable « yyy » est utilisée afin de permettre l’affichage du nom du client dans le texte.
18-Afficher prix items kit (interface de saisie)
Permet l’affichage des sous-items composant un kit dans l’interface de saisie. Ces prix ne sont pas affichés dans la version imprimée.
6-Sujet par défaut envoi proposition par courriel
Sujet affiché dans le message lors de l’envoi d’un courriel (version en français et en anglais).
19-Afficher taxes sur propositions
Permet de sélectionner l’affichage des taxes par défaut lors de la création d’une proposition. Si cette option n’est pas sélectionnée, la mention « + taxes applicables sera affichée ».
7-Tri proposition
Permet de sélectionner le tri par défaut dans l’interface de liste des propositions :
« Ordre de tri » : La dernière proposition est en fin de liste.
« Alphabétique » : Les propositions triées selon le nom du client (contact ou entreprise).
20-Exclure No ou puce début de ligne items
Permet de ne pas afficher de numéro ou de puce en début de ligne dans la version imprimée des propositions.
8 -Ajuster suite numérique
Permet d’ajuster la suite numérique des propositions pour la prochaine proposition.
21-Afficher prix coûtant dans interface Permet d’afficher par défaut le prix coûtant dans l’interface sommaire.
9-Onglets « Menus déroulants»
Affiche l’onglet « Menus déroulants » (décrit plus bas)
22-Panel du bas par défaut
Permet de sélectionner le panel du bas par défaut dans l’interface de saisie. (Panel 8 devrait être sélectionné)
10-Onglet « En-têtes de rubriques »
Affiche l’onglet « En-têtes de rubriques » (décrit plus bas)
23-Taux horaire
Taux horaire par défaut utilisé lors de la création d’une proposition (pour les consultants).
11-Préfixe No proposition
Préfixe utilisé dans la numérotation des propositions. Peut être ajusté en fonction du terme utilisé (« D » pour devis, « Q » pour quote, etc..)
24-Nombre de jours menu « En cours »
Permet de configurer le nombre de jours utilisés par la fonction « Recherche propositions [en cours] < XX jours dans le menu « Proposition »
12 -Langues par défaut
Langue par défaut sélectionnée par défaut lors de la création d’une proposition.
25-Page couverture 1
Permet de conserver la version 1 de la page couverture utilisé en option lors de l’impression de la proposition. Il s’agit d’un fichier PDF qui est glissé dans cette rubrique.
13-Méthode paiement défaut
Méthode de paiement sélectionné par défaut lors de la création d’une proposition.
26-Page couverture 2
Permet de conserver la version 2 de la page couverture.
Configuration des menus déroulants utilisés dans la proposition
Figure 263 – Menu Préférences générales – Onglet « Propositions - tab « MENUS DÉROULANTS»
1-Méthodes paiements.-
Liste des méthodes de paiement supportées.
4-Taux facturation unité
Liste des unités de facturation (pour les consultants)
2-Type carte de crédit
Liste des cartes de crédit supportées.
5-Termes
Liste des termes de paiements supportés
3-Méthode d’acceptation
Liste des principales méthodes d’acceptation de la proposition s’il n’y a pas de numéro de bon de commande
6- Catégorie feuilles de temps
Liste des catégories de feuilles de temps (pour les consultants)
Définition des en-têtes de rubriques adaptée à votre industrie. Ce sont les versions anglaises et françaises des termes utilisés dans l’affichage des interfaces et des versions imprimées.
Figure 264 – Menu Préférences générales – Onglet « Propositions - tab « EN-TÊTES DE RUBRIQUES»
1-2-En-tête manutention
13-14-Terme utilisé pour « proposition » (singulier)
3-4-En-tête livraison
15-Terme utilisé pour « Proposition » dans messages
5-6-En-tête PO# / Contract
16-17- Terme utilisé pour « propositions » (pluriel)
7-8-En-tête Administration
18-19-Terme utilisé pour « proposé à »
9-10-En-tête Assurances
20-21- Terme utilisé pour « facturé à »
11-12-En-tête Charges sociales
Figure 265 – Menu Préférences générales – Onglet « Factures »
1-Ajuster suite numérique
Permet d’ajuster la suite numérique des factures pour la prochaine facture.
9-Méthode paiement par défaut
Méthode paiement par défaut utilisé lors de la création d’une facture.
2-Conditions de paiement
Conditions de paiements affichées par défaut sur la facture (version française et anglaise)
10- Impression facture sans prix détaillés (kits)
Permet de sélectionner le format d’impression sans prix détaillés (kits) par défaut lors de la création d’une facture (décrit dans la section « Factures »)
3-Message état de compte
Message affiché sur l’état de compte (version française et anglaise)
11- Impression facture standard
Permet de sélectionner le format d’impression facture standard par défaut lors de la création d’une facture.
4-Indication « LIVRÉ À »
Permet de remplacer le terme « LIVRÉ À » sur la facture pour indiquer l’adresse de livraison (en haut à droite) dans les cas où une adresse de facturation est utilisée. (version française et anglaise)
12-Impression facture sans détails
Permet de sélectionner le format d’impression facture sans détails par défaut lors de la création d’une facture.
5-Sujet par défaut facture par courriel
Message utilisé par défaut comme sujet lors de l’envoi de la facture par courriel.
13-Impression factures avec détails (sommaire)
Permet de sélectionner le format d’impression facture avec détails (sommaire) par défaut lors de la création d’une facture.
6-Courriel info facturation
Courriel affiché sur l’état de compte afin de pouvoir demander des explications sur la facturation.
14-15-16-Sélection du tri utilisé pour l’impression des factures
Le tri utilisé a un impact sur la version imprimée en fonction de l’utilisation ou non des catégories ou des types de produits pour identifier les produits (en fonction des spécificités de votre domaine d’activités).
7-Préfixe No facture
Préfixe utilisé dans la numérotation des factures.
17- Afficher ligne pour signature
Permet l’affichage d’une ligne pour la signature sur la version imprimée de la facture.
8 -Terme par défaut
Terme par défaut utilisé lors de la création d’une facture.
Figure 266 – Menu Préférences générales – Onglet « Notes [planif] R-V»
1-Conditions frais minimum (appel de service)
Conditions affichée sur la version imprimée du rapport de service (section du bas)
9-Catégories (Modification à partir de “Options système”)
Résumé des catégories de notes de suivi (peuvent être modifiées dans « Options système »)
2-FM Serveur URL
URL du serveur FileMaker
10-Calendrier Google Client ID
Permet la saisie du Google Client ID requis pour permettre le transfert vers le calendrier Google.
3-Terme utilisé pour « Note » (singulier)
Terme utilisé pour identifier les notes de suivi au singulier.
11- Calendrier Google Client secret
Permet la saisie du Google Client Secret.
4-Terme utilisé pour « Notes » (pluriel)
Terme utilisé pour identifier les notes de suivi au pluriel.
12- Calendrier Google Redirect URL
Site de redirection requis pour l’utilisation du calendrier Google.
5-Durée proposée rendez-vous (en min)
Durée proposée utilisée pour déterminer l’heure de fin lors de la sélection d’une heure de début.
(heure de fin = heure début + durée)
13-Heure avancée
Affiche l’heure actuellement utilisée par le serveur en fonction de la localisation. L’heure « normale » ou « avancée » est automatiquement sélectionnée et la différence avec le Temps Universel est affiché.
6-Message lors de la création si présence de notes sans échéance (pour les notes créées à partir d’entreprises ou contacts)
Permet l’affichage d’un message de rappel lors de la création d’une note de suivi sans date d’échéance.
14-Résolution photo importée
Permet de sélectionner la résolution des photos importées dans la base de données. Le format 1 Mpx est suggéré car il permet d’accélérer l’affichage.
7-Affichage notes des contacts apparentés
Permet l’affichage des notes de suivi des contacts apparentés dans l’historique des notes du contact.
8-Impression notes sur 2 colonnes (notes et actions)
Permet l’impression des notes de suivi sur 2 colonnes (« Notes » à gauche et « Actions » à droite. Autrement les « Actions » sont imprimées sous les « Notes ».
Figure 267 – Menu Préférences générales – Onglet « Bons de commande »
1-Ajuster suite numérique
Permet d’ajuster la suite numérique des bons de commande pour le prochain bon de commande.
3-Type entreprise affichée par défaut
Type d’entreprises affichés par défaut dans l’interface de sélection des entreprises.
2-Signature autorisée
Terme utilisé pour identifier le signataire du bon de commande pour permettre l’autorisation.
4-Préfixe No bon de commande
Préfixe utilisé dans la numérotation des factures.
Figure 268 – Menu Préférences générales – Onglet « Rapport de dépenses»
1-Ajuster suite numérique
Permet d’ajuster la suite numérique des rapports de dépenses pour le prochain rapport de dépenses.
3-Méthode paiement rapport de dépenses
Type d’entreprises affichés par défaut dans l’interface de sélection des entreprises.
2-Id Entreprise par défaut
Terme utilisé pour identifier le signataire du bon de commande pour permettre l’autorisation.
4-Préfixe No Rapport de dépenses
Préfixe utilisé dans la numérotation des rapports de dépenses.
Figure 269 – Menu Préférences générales – Onglet « Projets »
1-Ajuster suite numérique
Permet d’ajuster la suite numérique des projets pour le prochain projet.
2-Préfixe No Projet
Préfixe utilisé dans la numérotation des projets.
Figure 270 – Menu Préférences générales – Onglet « Courriels »
1-Ajuster suite numérique
Permet d’ajuster la suite numérique du prochain courriel ou type de documents
19-SMTP SSL
Encryption SSL (on, off)
2-Email protocol
Protocole utilisé par le serveur de courriels (POP3 ou IMAP)
20-LOG file creation
Création du log (Overwrite, append, off)
3-Email charset
Charset utilisé.
21-Max. (KB)
Grosseur maximum du fichier de log.
4-Email format
Liste de sélection pour le format de courriel.
22-Google Map API Key
Clé API de Google Map.
5-Email priority
Liste de sélection pour la priorité du courriel.
23-SMTP reset connection
Nombre de connexions (reset)
6-Log mode
Liste de sélection pour le « log mode ».
24-Log file limit
Limite de stockage du fichier de log ( on, off)
7-Prefered authentication mode
Liste de sélection pour le mode d’authentification.
25-SMTP windows friendly attachments
Amélioration de la gestion des fichiers attachés pour Windows.
8-SMTP name
Nom utilisé pour l’envoi de courriels.
26-Incoming IMAP Server
Serveur de réception de courriels.
9 -SMTP email address
Adresse courriel utilisée pour l’envoi de courriels.
27-IMAP port
Port utilisé pour le serveur de réception de courriels.
10-SMTP reply to
Adresse de retour utilisée pour l’envoi de courriels.
28-Pref. IMAP Authentication
Type d’authentification [LOGIN, APOP, PLAIN, PASSWORD, NTLM )
11-Outgoing SMTP server
Serveur de courriel utilisé pour l’envoi de courriels.
29-IMAP user name
Code d’utilisateur pour accéder au serveur IMAP
12-SMTP port
Port utilisé par le serveur de courriels.
(25, 465, 587, 2525, 25025)
30-IMAP password
Mot de passe pour accéder au serveur IMAP.
13-Pref. SMTP authentication
Type authentification (AUTO, LOGIN, PLAIN, CRAM-MD5, NTLM)
31-IMAP attachment path
Chemin réseau des fichiers attachés (si nécessaire)
14-SMTP user name
Code d’utilisateur pour accéder au serveur SMTP.
32-IMAP server timeout
Délais d’attente.
15-SMTP password
Mot de passe pour accéder au serveur SMTP.
33-IMAP SSL / TLS
Encryption SSL/TLS (on/off).
16- SMTP domain
Domaine du serveur SMTP (si nécessaire).
34-Leave mail on server
Laisser les messages sur le serveur (on/off).
17-SMTP connection encryption
Type encryption (none, TLS, SSL)
35-Delete message from server
Effacer les messages du serveur (on/off).
18-SMTP server timeout
Délais d’attente
36-Delete message after (days)
Nombre de jours .pour l’effacement des messages.
Configuration POP3 (Réception courriels) (Email method = POP3)
Figure 271 – Menu Préférences générales – Configuration POP3 (réception courriels)
37-Incoming POP Server
Serveur de réception de courriels.
43-POP server timeout
Délais d’attente.
38-POP port
Port utilisé pour le serveur de réception de courriels.
44-POP SSL
Encryption SSL (on/off)..
39-Pref. POP Authentication
Type d’authentification.
45-Leave mail on server
Laisser les messages sur le serveur (on/off).
40-POP user name
Code d’utilisateur pour accéder au serveur POP.
46-Delete message from server
Effacer les messages du serveur (on/off).
41-POP password
Mot de passe pour accéder au serveur POP.
47-Delete message after (days)
Nombre de jours .pour l’effacement des messages.
42-POP attachment path
Chemin réseau des fichiers attachés (si nécessaire).
Figure 272 – Menu Préférences générales – Onglet « Listes de valeurs »
1-Types papier
10-En-tête assurances
En-tête de rubrique paramétrable.
2-Termes utilisés pour « No produits » fr
11-En-tête livraison
En-tête de rubrique paramétrable.
3-Termes utilisés pour « No produits » ang
12-En-tête manutention
En-tête de rubrique paramétrable.
4-Termes utilisés pour « devis » singulier
13-En-tête bon commande (number /contract)
En-tête de rubrique paramétrable.
5-Termes utilisés pour « devis » (message) singulier
14-Codes de couleur
6-Termes utilisés pour « devis » pluriel
15-Téléphone description
7-Termes utilisés pour « note » singulier
16-Etats-provinces
8- Termes utilisés pour « notes » pluriel
17-Actions feuilles temps
9 -En-tête administration
En-tête de rubrique paramétrable.
Figure 273 – Menu Préférences générales – Onglet « Accès spécifiques »
1-Admin : Accès spécifiques pour les administrateurs.
2-Employés : Accès spécifiques pour les employés.
3-Stagiaires : Accès spécifiques pour les stagiaires.
4-Mots de passe interdits : Permet de configurer une liste de mots de passe dont l'utilisation n'est pas permise.
Figure 274 – Sous-menu « Options système »
La fonction « Entreprises - Types» (No 3) permet de saisir les différents types d’entreprises visibles dans le menu de sélection dans le module « Entreprises ».
Figure 275 – Entreprises types
1-Types non-modifiables : Les types d’entreprises en bleu ne sont pas modifiables.
2-Affichage territoire : Sélection des types d’entreprises dont le territoire est affiché dans la fiche entreprise.
3-Statut: Sélection du statut des types d’entreprises (seuls les types actifs sont affichés dans les menus déroulants).
Il est possible d’ajouter des types d’entreprises supplémentaires avec le bouton « + Ajouter type ». Cependant les types suivants (en bleu) ne doivent pas être modifiés (Numéro et descriptif) car ils sont utilisés par des fonctions ou rapports dans le système :
1-Divers
4-Clients
6-Prospect
7-Fournisseur
Seul l’administrateur du système peut modifier les types d’entreprises
La fonction « Contacts - Types» (No 4) permet de saisir les différents types de contacts visibles dans le menu de sélection dans le module « Contacts».
Figure 276 – Contacts types
1-Types non-modifiables : Les types de contacts en bleu ne sont pas modifiables.
2-Type création par défaut : Permet de sélectionner le type de contact associé par défaut au moment de la création d’un contact (Une seule sélection).
3-Statut: Sélection du statut des types de contacts (seuls les types actifs sont affichés dans les menus déroulants).
4-Notes: Permet la saisie d’une note associée au type de contact (référence seulement, n’est pas utilisée ailleurs dans le système)
Il est possible d’ajouter des types de contacts supplémentaires avec le bouton « + Ajouter type ». Cependant les types 1 à 9 (en bleu) ne doivent pas être modifiés (Numéro et descriptif) car ils sont utilisés par des fonctions ou rapports dans le système :
Seul l’administrateur du système peut modifier les types de contacts
Le bouton « Contacts – Statuts détaillés » (No 5) permet de saisir les différentes catégories de contacts visibles dans le menu de sélection dans le module « Contacts». Les catégories sont utilisées afin de permettre de répertorier les contacts selon des critères plus précis.
Figure 277 – Contacts statuts détaillés
1-Statuts non-modifiables : Les « statuts détaillés » de contacts en bleu ne sont pas modifiables.
2-Statut: Sélection du statut des « statuts détaillés » de contacts (seuls les types actifs sont affichés dans les menus déroulants).
Seul l’administrateur du système peut configurer les catégories par défaut.
La fonction « Activités groupes - Catégories» (No 6) permet de saisir les différentes catégories d’activités de groupe dans le menu de sélection dans le module « Activités groupes».
Figure 278 – Activités groupes catégories
1-Inclus rapport service offert : Permet d’identifier les catégories d’activités de groupes qui sont incluses dans le rapport des services offerts (pour les organismes de soutien).
2-Statut: Sélection du statut des « catégories » d‘activités de groupes (seules les catégories actives sont affichées dans les menus déroulants).
La fonction « Notes de suivi - Catégories» (No 7) permet de saisir les différentes catégories visibles dans le menu de sélection dans le module « Notes». Les catégories sont utilisées afin de répertorier les notes de suivi.
Figure 279 – Notes de suivi catégories
1-Catégories non-modifiables : Les « catégories » de notes de suivi en bleu ne sont pas modifiables.
2-Menu calendrier : Permet de sélectionner les catégories qui sont disponibles dans le menu déroulant dans le calendrier.
3-Inclus rapport service offert: Permet de sélectionner les catégories qui sont disponibles dans le menu déroulant dans l’interface de sélection des rapports. .
4-Restriction modification: Permet de déterminer les catégories qui doivent avoir une restriction de modification soit en fonction de la date de création ou de la date d’échéance. Il est également possible de déterminer la durée en jours avant l’application de la restriction. (dans l’exemple montré, les notes cliniques ne peuvent plus être modifiées après 1 journée suivant la date de création).
5-Statut: Sélection du statut des « catégories » de notes de suivi (seules les catégories actives sont affichées dans les menus déroulants).
La fonction « Textes pré-définis [Notes de suivi]» (No 8) permet de déterminer des portions textes qui sont affichés dans le menu déroulant de sélection rapide dans les notes de suivi.
Figure 280 – Notes de suivi – Textes pré-définis
La fonction « Propositions - Statuts» (No 9) permet de déterminer les statuts des propositions. Il est possible d’en ajouter mais les 9 statuts proposés sont bien intégrés dans les différentes fonctions du module.
Figure 281 – Propositions statuts
1-Statuts non-modifiables : Les « statuts» de propositions en bleu ne sont pas modifiables.
La fonction « Factures - Statuts» (No 10) permet de déterminer les statuts des factures. Il est possible d’en ajouter mais les 10 statuts proposés sont bien intégrés dans les différentes fonctions du module.
Figure 282 – Factures statuts
1-Statuts non-modifiables : Les « statuts» des factures en bleu ne sont pas modifiables.
2-Statuts exclus des totaux : Permet de déterminer les statuts de factures qui doivent être exclus du calcul des totaux lors de l’affichage d’une liste de facture ou la production de rapports.
3-Statut création par défaut : Permet de sélectionner le statut de facture associé par défaut au moment de la création d’une facture (Une seule sélection).
La fonction « Années» (No 11) permet de sélectionner les années qui sont affichées dans les menus déroulants (années et années fiscales) afin d’éviter d’avoir un menu déroulant avec trop de valeurs ou moins pertinentes.
Figure 283 – Années
1-Année fiscale : Afficher nom entreprise dans le menu à droite du logo ou sous le logo pour les impressions (option pour les logos d’entreprise dont le nom est absent).
2-Statut (actif pour menu) : Permet de sélectionner le statut des années (et des années fiscales) qui doivent être affichées dans les menus déroulants.
La fonction « Memberships - Types» (No 12) permet de determiner les différents types de memberships disponibles. Il s’agit en fait d’un « produit et service » qui est géré à partir de la table « Produits et services ».
Figure 284 – Memberships types
1-Types : Indique le type de « produit et service ».
2-Description : Indique la description détaillée du type de memberships.
3-Prix vente: Indique le prix du membership.
La fonction « Rapports» (No 13) permet de répertorier les différents rapports disponibles dans le système de gestion.
Figure 285 – Rapports
1-Type : Indique le type de rapport.
2-Nom rapport : indique le nom du rapport.
3-Isoler rapports actifs : Permet d’isoler les rapports actifs.
Figure 286 – Rapports détails
1-Date : Date de création du rapport
10-Filtre : Intervalles date requis
2-Rapport No : Numéro d’identification du rapport.
11-Filtre : Intervalle dates NON utilisé
3-Ordre tri
Permet de déterminer l’ordre d’affichage dans la liste..
12-Filtre : Ville
4-Type : Type de rapport.
13-Filtre : Régions
5-Nom rapport
Nom détaillé du rapport (nom qui apparait dans la liste pour la sélection du rapport)
14-Filtre : Catégories notes de suivi
15-Filtre : Catégories activités de groupe
6-Titre rapport
Titre du rapport qui apparait sur la version imprimée et PDF.
16-Filtre : Responsables
17-Filtre : Sexe
7-Nom fichier PDF : Nom du fichier PDF
18-Description
Liste de valeurs pour les suffixes des contacts.
8- Suffixe
Suffixe ajouter au nom de fichier.
19-Lien fichier aide
Permet d’attribuer un URL pointant vers le fichier d’aide.
9 -Sans date dans nom fichier
Permet de ne pas afficher la date à la fin du nom de fichier.
20-Statut
Permet de définir le statut du rapport.
Filtre
Les filtres 10 à 17 permettent de sélectionner les filtres qui s’appliquent spécifiquement au rapport dans l’interface de sélection des rapport
21-Créer rapport
Bouton permettant d’ajouter un rapport.
La fonction « Diagnostiques» (No 14) permet de déterminer les diagnostiques disponibles pour l’affichage dans les menus déroulants (pour les organismes d’aide)
Figure 287 – Diagnostiques
1- Statut: Permet de sélectionner le statut des diagnostiques qui doivent être affichées dans les menus déroulants.
La fonction « Produits - Types» (No 15) permet de saisir les différents types de produits disponibles dans le menu de sélection dans le module « Produits et services».
Figure 288 – Produits - Types
1-Description courte : Description courte du type de produit.
2-Description française : Description française du type de produit.
3-Description anglaise : Description anglaise du type de produit.
4-Exclu menu déroulant (création produit): Exclu le type du menu de sélection.
5-Statut : Permet de sélectionner le statut des types de produits qui doivent être exclus de l’affichage dans les menus déroulants.
La fonction « Produits - Statuts» (No 16) permet de saisir les différents statuts de produits.
Figure 289 – Produits - Statuts
La fonction « Groupes d’âge» (No 17) permet de définir les groupes d’âge qui sont affichés dans le module « Contacts » et qui sont utilisés à partir du module de rapports et graphiques. Il faut s’assurer que tous les groupes d’âge sont bien inclus dans un intervalle (l’âge de début du groupe suivant doit correspondre à l’âge de fin du précédent + 1).
Figure 290 – Groupes d’âge
1-Description : Description du groupe d’âge.
2-Début : Âge de début du groupe d’âge.
3-Fin : Âge de fin du groupe d’âge.
4-Affichage pour graphiques : Texte affiché dans les graphiques pour identifier le groupe.
5-Mise-à-jour groupes d’âge contacts : Permet de mettre à jour le groupe d’âge des contacts si les groupes d’âge sont modifiés.
La fonction « Code gestion paye [Feuilles de temps]» (No 18) permet de définir les codes de gestion de paye pour les feuilles de temps.
Figure 291 – Code gestion paye [Feuilles de temps]
Interface détaillée pour la saisie des codes de gestion de paye. :
Figure 292 – Code gestion paye [Feuilles de temps]
1-Code pour gestion de paye
Permet d’identifier qu’il s’agit d’un code de gestion de paye afin de les distinguer des codes de projet.
7-Date création
Date de création du code gestion de paye.
2-Calcul cumulatif
Indique le temps saisi utilisant ce code de paye est cumulatif pour l’année fiscale.
8-ID
Identifiant assigné au moment de la création du code.
3-Férié
Indique que ce code de gestion de paye correspond à un congé férié (pour la gestion des congés fériés et la production de rapport)
9-Suffixe
Suffixe permettant de distinguer ou de regrouper des catégories de codes de paye (optionnel).
4-Temps supplémentaire
Indique que ce code de gestion de paye correspond à du temps supplémentaire.
10-No code
No de code modifiable pour la gestion interne.
5-Statut
Sélection du statut (seuls les codes de paye actifs sont affichées dans le menu déroulant de sélection).
11-Description
Description du code de gestion de paye.
6-Créer code
Permet de créer un nouveau code de gestion de paye.
La fonction « Code postaux – Villes - Régions» (No 19) permet de configurer les régions et les responsables associés.
Figure 293 – Code postaux – Villes – Régions
1-Mise-jour régions contacts
Permet de mettre à jour les régions dans les contacts si des changements sont apportés dans cette liste.
6-No
Identifie le numéro de la région.
2-Code
Région de tri d'acheminement (RTA). Il s’agit des 3 premiers caractères du code postal utilisé pour identifier une région.
7-Région administrative
Nom de la région administrative.
3-Ville (nom avant fusion)
Nom de la ville avant les fusions (ex : Anjou)
8-Région non-officielle
Utilisé pour identifier des groupes de villes selon une région non officiellement utilisée (ex : Ouest de l’île )
4-Ville (nom officiel)
Nom officiel maintenant utilisé suite au fusion (ex : « Montréal » au lieu de « Anjou ».
9-Région
Région officielle utilisée pour cette ville.
5-Détail région
Permet de décrire la région correspondant au RTA.
Il est également possible d’assigner un responsable alternatif au responsable par défaut assigné à la région (voir section suivante concernant les territoires). Le responsable par défaut est alors barré et c’est le responsable alternatif qui est utilisé pour cette région.
Figure 294 –Responsables par défaut par région
La fonction « Territoires» (No 20) permet d’assigner des territoires pour la répartition des entreprises. Cette fonction est utilisée pour les compagnies ayant à gérer un groupe de représentants.
Figure 295 – Territoires
1-Territoire responsable : Permet de sélectionner le responsable associé à chaque territoire.
2-Statut : Permet de sélectionner les territoires qui doivent être exclus de l’affichage dans les menus déroulants.
La fonction « Taux taxations» (No 21) permet de définir les taux de taxes pour les provinces.
Figure 296 – Taux taxations
1-Province : Nom de la province ou de l’état.
2-Taxe 1 : Informations concernant la taxe 1 (nom français et anglais, no compte et taux).
3-Taxe 2 : Informations concernant la taxe 2 (nom français et anglais, no compte et taux).
4-Taxe 2 calculé sur taxe 1 : Permet d’indiquer si la taxe 2 est calculé après l’application de la taxe 1.
La fonction « Devises [Taux]» (No 22)
Figure 297 – Devises [Taux]
1-Devise par défaut : Devise utilisée par défaut.
2-Devise tri requis par défaut : Devise utilisée par défaut pour le tri lors de l’affichage de liste (une seule sélection).
La fonction « Liste des spécialités [entreprises]» (No 23) permet gérer la liste des spécialités associées aux fournisseurs.
Figure 298 – Types fiches spécialités
Figure 299 – Menu « Configuration système »
La fonction « Installer plug-ins » (No 1). Cette fonction permet l’installation des plug-ins.
La fonction « Mise-à-jour liste produits Excel » (No 2). Cette fonction permet la mise à jour des produits à partir de la liste Excel de référence.
