Entreprises
Dernière mise à jour
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NOTE :
Le terme utilisé pour identifier les entreprises dans les interfaces est paramétrable par l’administrateur du système (entreprise, compagnie ou organisme). Le terme « Entreprise » sera utilisé dans ce guide.
Figure 8 – Menu Entreprises
Fonctions du menu :
1-Recherche [actifs] : Permet de rechercher dans tous les champs des entreprises actives.
2-Favoris : Isole les entreprises sélectionnées comme « Favori » par l’usager.
3-Créer entreprise : Crée une nouvelle entreprise.
4-Recherche : Permet l’utilisation de la fonction de recherche détaillée.
5-Tout rechercher [actifs] : Isole toutes les entreprises ayant le statut « actif »
6-Recherche par types [actifs] : Isole les entreprises actives en fonction du type sélectionné.
Figure 9 – Menu recherche par types [actifs]
7-Recherche par catégories [actifs] : Isole les entreprises actives en fonction de la catégorie sélectionnée.
Figure 10 – Menu recherche par catégories [actifs]
8-Menu sélection : Interface de sélection rapide utilisant un filtre alphabétique
La création d’une fiche « Entreprise » se fait à partir du menu ou à partir d’une fiche « Entreprise » existante.
Figure 11 – Création d’une entreprise
Le menu de sélection du « Type d’entreprise» est proposé lors de la création d’une nouvelle entreprise.
Figure 12 – Interface de saisie d’une entreprise
1-Type : Permet de sélectionner le type d’entreprise
2-Catégorie : Permet de sélectionner la catégorie d’entreprise
3-Onglat « Détails »: Permet d’accéder à l’onglet « Détails »
4-Onglet « Infos paiement » : Permet d’accéder à l’onglet « Infos paiement »
5-Onglet « Notes » : Permet d’accéder à l’onglet « Notes »
6-Bouton « +Ajouter contact » : Permet de créer un contact
7-Bouton « +Ajouter note» : Permet de créer une note de suivi
Les « types » proposés (No 1) sont paramétrés par le gestionnaire du système dans les paramètres en fonction des spécificités de votre domaine d’activités. Le « Type » n’est donc pas modifiable directement dans la fiche « entreprise ».
Les « catégories proposées » (No 2) sont éditables directement dans la fiche « entreprise ». Les catégories existantes sont proposées lors de la création de nouvelles entreprises.
A partir de l’interface de saisie, le bouton « Liste » permet d’accéder aux entreprises isolées sous forme de liste (sommaire ou détaillée).
Figure 55 – Accès à l’interface de liste des entreprises
Dans la liste sommaire, des filtres permettent de sélectionner la colonne à afficher.
Figure 56 – Interface de liste sommaire des entreprises
Le bouton « A» permet d’accéder à la liste détaillée des entreprises.
Des informations supplémentaires sont affichées dans la liste détaillée.
Figure 58 – Interface de liste détaillée des entreprises
Le bouton « B » permet de retourner à la liste sommaire des entreprises.
Pour ajouter des contacts à partir de la fiche « Entreprise », utilisez le bouton « Ajouter contact » (No 6) dans la section « Contacts». Il est également possible de créer un contact à partir du module CONTACTS et de l’associer ensuite à une entreprise.
Figure 13 – Interface de visualisation des contacts associés à l’entreprise.
L’onglet « DÉTAILS » (No 3) permet la saisie de divers paramètres liés à l’entreprise.
Figure 14 – Onglet « DÉTAILS ».
L’onglet « Info paiement » (No 4) permet la gestion des paramètres de paiement. Il est possible de conserver un numéro de carte de crédit pour les paiements récurrents si nécessaire. Le numéro de carte de carte de crédit est encrypté avec une clé d’encryption de 128 bit et est seulement accessible aux utilisateurs ayant l’accès spécifique requis.
Figure 15 – Onglet « INFOS PAIEMENTS ».
L’onglet « Notes » (No 5) permet la saisie de notes génériques qui ne requièrent pas de traçabilité comme c’est le cas avec les notes de suivi.
Figure 16 – Onglet « NOTES ».
Pour ajouter une note de suivi à partir de la fiche « Entreprise », utilisez le bouton « Ajouter note » (No 7) dans la section « Notes suivi». Il est également possible de créer une note à partir du module NOTES et de l’associer ensuite à une entreprise.
Figure 17 – Interface de création d’une note de suivi.
Figure 18 – Interface de sélection de la catégorie et d’affichage des notes pré-définies.
L’interface détaillée de la note de suivi est ensuite affichée. Il est possible également à cette étape de sélectionner un contact associé à cette entreprise (#1). Voir la section sur les notes de suivi pour plus de détails concernant cet aspect.
Figure 19 – Interface détaillée d’une note de suivi.
L’icône à droite de l’indication « Notes suivi » (A) permet un affichage complet du détail des notes de suivi afin de permettre une consultation rapide de l'historique des notes de suivis pour cette entreprise. L'hyperlien « Détails » (en bleu) dans la liste détaillée permet d’afficher le détail de la note dans le module « NOTES DE SUIVI ». Un clique dans la ligne de l'affichage sommaire produit le même résultat.
Figure 20 – Interface de visualisation des notes de suivi sommaire.
Figure 21 – Interface de visualisation des notes de suivi détaillé.
Figure 22 – Filtre de sélection des notes de suivi.
Le menu « HISTORIQUE» affiche les données associées à l’entreprise dans différents modules.
Figure 23 – Interface de sélections des données historiques associées à l’entreprise.
La sélection du bouton « PROJETS » (No 1) dans le menu « HISTORIQUE » permet l’affichage des projets associés à cette entreprise. Il suffit de cliquer dans la ligne afin d’afficher la fiche « projet » correspondante.
Figure 24 – Historique projets
Le bouton « saisie » de la section « RETOUR » permet de retourner à l’interface de saisie de l’entreprise.
La sélection du bouton « NOTES SUIVI » (No 2) dans le menu « HISTORIQUE » permet l’affichage des notes de suivi associées à cette entreprise. Il suffit de cliquer dans la ligne afin d’afficher le détails de la fiche « note » correspondante.
Figure 25 – Historique notes de suivi
La sélection du bouton « PROPOSITIONS » (No 3) dans le menu « HISTORIQUE » permet l’affichage des propositions associées à cette entreprise. Il suffit de cliquer dans la ligne afin d’afficher la fiche « Proposition » correspondante.
Figure 26 – Historique propositions
La sélection du bouton « FACTURES » (No 4) dans le menu « HISTORIQUE » permet l’affichage des factures associées à cette entreprise. Il suffit de cliquer dans la ligne afin d’afficher la fiche « Proposition » correspondante.
Figure 27 – Historique factures
La sélection de l’onglet « Encaissements » (A) dans l’historique de facturation permet l’affichage des encaissements associés à cette facture. Il suffit de cliquer dans la ligne afin d’afficher la fiche « Facture » correspondante.
Figure 28 – Historique Encaissements
La sélection de l’onglet « État de compte » (B) dans l’historique de facturation permet l’affichage des factures de l’état de compte produit en fonction de la date de fin sélectionnée. Il suffit de cliquer dans la ligne afin d’afficher la fiche « Facture » correspondante.
Figure 29 – Historique État de compte
La sélection du bouton « BONS DE COMMANDES » (No 5) dans le menu « HISTORIQUE » permet l’affichage des bons de commandes associés à cette entreprise. Il suffit de cliquer dans la ligne afin d’afficher la fiche « Bon de commande » correspondant.
Figure 30 – Historique Bons de commande
La sélection du bouton « ACTIVITÉS GROUPES » (No 6) dans le menu « HISTORIQUE » permet l’affichage des groupes associés à cette entreprise. Il suffit de cliquer dans la ligne afin d’afficher la fiche « Activité groupe » correspondante.
Figure 31 – Historique activités groupes
La sélection du bouton « COURRIELS » (No 7) dans le menu « HISTORIQUE » permet l’affichage des courriels associés à cette entreprise.
Figure 32 – Historique courriels
Le menu « DIVERS» permet l’affichage de fonctions complémentaires associées à l’entreprise.
Figure 33 – Menu DIVERS
1 : AJOUTER AUX FAVORIS: Permet d’ajouter cette entreprise à la liste des favoris de l’utilisateur. Cette liste, spécifique à chaque utilisateur est accessible à partir du menu « ENTREPRISES ». Affiche RETIRER DES FAVORIS si l’entreprise est déjà présente dans la liste des favoris.
2 : PRÉFÉRENCES (LISTES D’ENVOI): Affiche les préférences de courriel, les dates de création et de modification, l’usager qui a créé et modifiée la fiche entreprise.
3 : COPIER L’ADRESSE: Permet de copier les coordonnées de l’entreprise afin de pouvoir les coller dans une autre application.
4 : LOCALISATION: Affiche la localisation sur une carte Google Map.
5 : ITINÉRAIRE: Affiche l’itinéraire entre cette entreprise et une autre adresse.
6 : MAJ – INFOS VERS CONTACTS: Permet de transférer les coordonnées de l’entreprises vers les contacts existants (à utiliser si les coordonnées de l’entreprise sont modifiées).
7 : EXPORTER – vCard : Permet l’exportation des coordonnées en format vCard
8 : MODIFICATIONS DONNÉES EN LOT : Permet de modifier certains paramètres pour les entreprises isolées (Statut, type et catégorie)
Figure 34 – Localisation
Figure 35 – Itinéraire
La sélection du bouton « MODIFICATIONS DONNÉES EN LOT » (No 8) dans le menu « DIVERS » permet l’affichage d’une interface de sélection permettant de sélection le statut (No 1), le type (No 2) et la catégorie (No 3) pour le groupe d’entreprises isolées. Le bouton « Continuer » (No 4) permet de confirmer les changements requis. La liste des entreprises modifiées est ensuite affichée.
ATTENTION!
Les entreprises concernées doivent avoir été préalablement sélectionnées AVANT l’utilisation de cette fonction.
Figure 36 – Modification données en lot
Les entreprises ayant exactement le même nom sont identifiées par un surlignage en jaune. Les entreprises « doublons » sont ainsi automatiquement identifiées au moment de la saisie. Un bouton « GESTION DOUBLONS » permettant de gérer cette situation est alors affiché (No 1) ainsi qu’une case à cocher permettant d’identifier l’entreprise comme étant distincte (pas un doublon) même si le nom est identique (No 3).
Figure 37 – Gestion des doublons
· 1 : GESTION DES DOUBLONS : Permet d’isoler les entreprises « doublons » de l’entreprise courante afin de pouvoir déterminer s’il s’agit de doublons ou d’entreprises distinctes.
· 2 : DOUBLONS ISOLÉS : La section de gauche permet d’afficher les doublons qui ont été isolés.
· 3 : ENTREPRISE DISTINCTE (pas un doublon): Case à cocher qui permet de déterminer qu’il ne s’agit pas d’une entreprise « doublon » mais bien d’une entreprise distincte (ex : succursale d’une même entreprise).
La sélection du bouton « GESTION DOUBLONS » (No 1) permet l’affichage d’une interface distincte permettant la gestion de cette situation (No 4). Il y a 2 situations possibles :
1-Les entreprises ne sont pas des doublons : La case à cocher « Entreprise distincte (pas un doublon) » est sélectionnée afin de régler la situation (No 3
2-Les entreprises sont des doublons : Les contacts et les notes de suivis doivent être « réassignés » à l’entreprise qui est considérée comme « l’entreprise à conserver » (les autres entreprises « doublons » pourront ensuite être effacées).
2.1-Une entreprise parmi les doublons est définie comme étant « l’entreprise à conserver » (No 5). Il s’agit habituellement de celle qui est le plus complète. Cette entreprise est identifiée en rouge dans la liste de gauche.
2.2-Le bouton « Réassignation contacts & notes de suivi » (No 6) permet de transférer les contacts et les notes de suivi des autres entreprises doublons vers l’entreprise qui a été définie comme « l’entreprise à conserver ».
Figure 38 – Gestion des doublons
Figure 40 – Messages assignation des contacts et des notes
Le statut des entreprises « doublons » est alors changé pour « À effacer » afin de permettre une dernière validation avant d’être effacées définitivement.
Le bouton « poubelle » peut ensuite être utilisé pour effacer les entreprises « doublons ».
Figure 41 – Doublons à effacer
La procédure est répétée pour les autres entreprises « doublons ». Il est possible d’isoler les entreprises « doublons » en effectuant une recherche détaillée en utilisant la case à cocher « Doublon ».
Figure 42 – Recherche des doublons
