Factures

Menu factures

La création de factures peut se faire à partir du menu « FACTURES », à partir de la fiche entreprise du client pour lequel une facture doit être créée ou encore directement à partir d’une facture.

Figure 195 Menu FACTURES

Fonctions du menu :

• 1-Recherche : Permet de rechercher dans tous les champs des factures.

• 2-Créer facture : Permet la création d’une facture.

• 3-Recherche : Permet l’utilisation de la fonction de recherche détaillée.

• 4-Recherche factures [non-payées] : Isole les factures de statut « Non-payé » et « Non-envoyé ».

• 5-Recherche factures [paiement incomplet] : Isole les factures de statut « Non-payé », « Payé partiellement » et « Non-envoyé ».

• 6-Factures année XXXX : Isole les factures de l’année choisie.

• 7-Factures année fiscale XXXX-YYYY : Isole les factures de l’année fiscale choisie.

• 8-Âge des comptes : Affiche l’âge des comptes à partir des factures de statut « Non-payé ».

• 9-États de comptes fin de période : Permet d’afficher les états de comptes des factures « Non-payées » et « Payées partiellement » créés jusqu’à la date choisie.

• 10-Sélection intervalle de recherche : Affiche une interface de sélection permettant de choisir une période pour la recherche de factures.

Figure 197 – Interface de sélection intervalle de recherche

• 11-Encaissements année XXXX : Affiche les encaissements de l’année choisie.

• 12-Encaissements année fiscale XXXX-YYYY : Affiche les encaissements de l’année fiscale choisie.

Interface de liste des factures

Les fonctions de recherche à partir du menu permettent d’accéder aux factures isolées sous forme de liste. Il est également possible d’afficher la liste à partir de l’interface de saisie avec le bouton « Liste »

Figure 196 – Interface de sélection intervalle de recherche

Création d’une facture

La création d’une proposition se fait à partir du menu « FACTURES » ou à partir de l’interface de saisie.

Figure 166 – MENU “CRÉER”

Interface de saisie de la facture

Figure 155 – Interface de saisie de la facture

Figure 166 – MENU “CRÉER”

Sélection de l’entreprise et du contact

L’entreprise associée à la facture est choisie à partir de la fenêtre de sélection. Un filtre permet d’afficher seulement un groupe restreint d’entreprises afin de faciliter la sélection. Il suffit ensuite de sélectionner dans un second temps le contact parmi la liste de contacts associées à l’entreprise.

Figure 198 – Sélection de l’entreprise associée à la facture

Figure 199 – Sélection du contact associé à la facture

Un message est affiché au moment de la création de facture afin de sélectionner si la facture doit être associée à une entreprise ou seulement à un contact.

Sélection des items de la facture

La sélection des items se fait à partir de la liste de produits et avec le bouton « + Ajouter » (No 1).

Figure 200 – Sélection des items à inclure dans la facture

Figure 201 – Sélection des items à inclure dans la facture

Le type de produits et services est sélectionné ainsi que la catégorie. Une liste de produits et services correspondants à la sélection est affichée. Il suffit ensuite d’indiquer la quantité et de sélectionner la produit afin que l’item soit intégré à la facture.

L’item sélectionné fait maintenant parti de la facture. Il suffit de répéter pour les autres items de la facture.

Le bouton « Ajouter ligne vide » (No 2) permet d’ajouter un produit qui n’est pas inclus dans la liste des produits ou un commentaire qui doit apparaître dans la facture comme un produit.

Figure 202 – Sélection des items de la facture complétée

Affichage liste détaillée

Le bouton « Interface détaillée » (No 3) permet l’affichage d’une liste détaillée des produits inclus dans la facture. Le bouton « Interface sommaire (No 4) ou le bouton « Retour » (No 5) permettent de retourner à l’interface de saisie par défaut (interface sommaire).

Figure 203 – Interface de saisie détaillée

Onglet « PRIX»

Figure 204 – Onglet “PRIX”

• 1 à 4-[Admin % et Assurances % dans l’exemple] : Permet la saisie de montants supplémentaires avec des intitulés éditables.

• 5- Frais : Affiche le total des dépenses associées à la facture sous l’onglet « FRAIS ».

• 6-Méthode de paiement : Permet la sélection de la méthode de paiement (la sélection par défaut est paramétrable dans les préférences).

• 7-Bon commande : Permet la sélection du numéro de bon de commande (avec également un intitulé variable (Bon commande, No de bon de commande, PO, etc…) en fonction de votre secteur d’activité.

• 8-Proposition No : Permet de changer le numéro de proposition associée à la facture. Il s’agit d’une procédure d’exception.

• 9-# réf. Fournisseur : Permet la saisie d’un numéro de référence

• 10-Date d’envoi de facture : Permet de garder en référence, la date effective de l’envoi de la facture.

• 11-Période comptable : Affiche la période comptable associée à cette facture en fonction de la date de début d’année fiscale configurée dans les paramètres du système.

• 12-Année fiscale : Affiche l’année fiscale associée à cette facture.

• 13-Langue : Langue d’affichage de la facture imprimée.

• 14-Sans taxes : Permet d’exclure les taxes sur les rubriques de prix supplémentaires (No 1 à 5).

Onglet « DÉTAILS »

L’onglet « DÉTAILS» permet la saisie d’autres informations concernant la facture. Il s’agit de champs textes éditables.

Figure 205 – Onglet “DÉTAILS”

• 1-Notes facture [visible pour le client] : Note qui apparaît sur la facture imprimée.

• 2-Notes interne : Note qui n’apparaît pas sur la facture imprimée.

• 3-Description proposition :Description initiale affichée dans la proposition.

• 4-Afficher sur facture : Permet l’impression de la note interne sur la facture.

Onglet « PROFITS »

En cours de développement.

Onglet « PARAMÈTRES »

L’onglet « PARAMÈTRES » permet la sélection de paramètres requis pour l’impression. Cette section est davantage expliquée dans la section « Impression de la facture ».

Figure 206 – Onglet « PARAMÈTRES »

• 1-Logo alternatif : Affiche le logo alternatif sur la facture imprimée. Il s’agit d’un logo temporaire (ex : logo temporaire requis pour souligner un évènement particulier) Ce logo peut-être configuré dans les préférences du système.

• 2- Note de crédit : Affiche l’indication « NOTE DE CRÉDIT » à la place de « FACTURE » sur la facture imprimée.

Figure 207 – Affichage « NOTE DE CRÉDIT » sur facture imprimée

• 3-Rappel : Affiche l’indication « [Rappel] » en rouge et la date surlignée en jaune sur la facture imprimée pour indiquer que cette facture a déjà été envoyée et que le paiement est en retard.

Figure 208 –Affichag [Rappel]» sur facture imprimée

• 4-Papier en-tête : Permet de ne pas afficher de logos sur la facture imprimée si du papier avec l’en-tête de l’entreprise est utilisé.

• 5-Afficher ligne pour signature :Affiche une ligne sur la facture pour permettre la signature du client (paramétrable par défaut dans les préférences du système)

• 6-Impression facture standard : Format détaillé (avec seulement le prix du kit sans afficher le prix individuel des items formant le kit).

• 7-Impression facture sans prix détaillés (kits) : Permet d’afficher seulement le prix du kit (sans afficher le prix individuel des items formant le kit.)

• 8-Impression facture sans détails : Format avec seulement la description de la facture ainsi que le prix total

• 9-Impression facture avec détails (sommaire) : Format détaillé (avec seulement le prix du kit sans afficher le prix individuel des items formant le kit), aligné à gauche, (sans qté et code de produits)

• 10-Impression tri : Permet de sélectionner le tri utilisé pour l’impression de la facture..

A : Tri par section (tri par défaut)

B : Tri par catégorie de produits (afin de regrouper les items en fonction de la catégorie)

C : Tri par type de produits (afin de regrouper les items en fonction du type)

• 11-Afficher prix items kits (interface de saisie) : Affiche les prix des composantes des kits dans l’interface de saisie afin de facilement permettre une validation des prix des composantes.

Onglet «FRAIS »

L’onglet « FRAIS » permet d’ajouter des lignes de frais associées à la facture comme des frais de déplacement ou de stationnement (qui ne ne sont pas des produits).

Figure 209 – Onglet « FRAIS »

Onglet « CONDITIONS »

L’onglet « CONDITIONS » affiche les conditions de paiement (No 1), les dates de début (No 2) et de fin (No 3) des travaux ainsi que la signature (No 4) (si obtenue à partir de la version iPad).

Figure 210 – Onglet « CONDITIONS »

Menu CRÉER

Figure 211 – MENU “CRÉER”

A partir du menu « CRÉER », Les fonctions suivantes sont disponibles :

• No 1 : FACTURE: Création d’une nouvelle facture pour le contact actuel ou un nouveau contact.

• No 2 : FEUILLES DE TEMPS: Crée une feuille de temps.

• No 3 : RAPPORT DE SERVICE: Crée un rapport de service.

• No 4 : APPEL DE SERVICE: Crée un appel de service.

• No 5 : NOTE DE SUIVI: Crée une note de suivi.

Menu INFOS

Figure 212 – Menu « INFOS »

A partir du menu « INFOS », les fonctions suivantes sont disponibles.

• No 1 : DÉTAILS FACTURE : Affiche l’interface de saisie par défaut de la facture.

• No 2 : FEUILLES DE TEMPS : Affiche l’historique des feuilles de temps.

• No 3 : RAPPORTS DE SERVICE : Affiche l’historique des rapports de services.

• No 4 : FICHE PROJET : Affiche le projet associé à cette facture.

• No 5 : PROPOSITION : Affiche l’interface de saisi de la proposition associée à cette facture.

• No 6 : ISOLER PRODUITS: Affiche les fiches des produits inclus dans cette factures.

Historique des feuilles de temps

Affiche l’historique des feuilles de temps associées à cette facture (No 2)..

Figure 213 – Historique des feuilles de temps

Historique des rapports de service

Affiche l’historique des rapports de services associés à cette facture (No 3).

Figure 214 – Historique des rapports de service

Projet associé à la facture

Affiche le projet associé à cette facture (No 4). Le bouton « Flèche » (A) permet d’accéder à fiche projet.

Figure 215 – Projet associé à la facture

Statut de la facture

Le statut de la facture est modifiable à partir du menu déroulant. Ces statuts sont éditables à partir des préférences système.

Figure 216 – Statut de la facture

Encaissements

L’ajout d’un encaissement, modifie automatiquement le statut de la facture.

Figure 217 – Ajout d’un encaissement

Figure 218 – Liste encaissements

Figure 219 – Confirmation encaissement

Impression de la facture

Le menu IMPRIMER permet l’impression de la facture et de l’état de compte.

Figure 220 – Menu IMPRIMER

Le menu PDF permet la création de la version PDF de la facture et de l’état de compte. Le PDF peut directement être envoyé par courriel.

Figure 221 – Menu PDF

Format d’impression facture

L’onglet "Paramètres" permet de sélectionner le format d’impression de la proposition. 4 formats sont disponibles en fonction de votre secteur d’activité. Le format sélectionné peut ensuite être paramétré comme format par défaut dans les préférences.

Figure 222 – Onglet « PARAMÈTRES »

• 1-Impression facture standard : Format détaillé (avec seulement le prix du kit sans afficher le prix individuel des items formant le kit).

• 2-Impression facture sans prix détaillés (kits) : Permet d’afficher seulement le prix du kit (sans afficher le prix individuel des items formant le kit.)

• 3-Impression facture sans détails : Format avec seulement la description de la facture ainsi que le prix total

• 4-Impression facture avec détails (sommaire) : Format détaillé (avec seulement le prix du kit sans afficher le prix individuel des items formant le kit), aligné à gauche, (sans qté et code de produits)

• 5-Impression tri : Permet de sélectionner le tri utilisé pour l’impression de la facture..

A : Tri par section (tri par défaut)

B : Tri par catégorie de produits (afin de regrouper les items en fonction de la catégorie)

C : Tri par type de produits (afin de regrouper les items en fonction du type)

Format standard (No 1)

Figure 223 – Impression facture

Format standard incluant un kit (No 1-K)

Figure 224 – Impression facture

Format sans prix détaillés (kits) (No 2)

Figure 225 – Impression facture

Format sans détails (No 3)

Figure 226 – Impression facture

Format avec détails (sommaire) (No 4)

Figure 227 – Impression facture

État de compte

Figure 228 – États de compte

Age des comptes

La fonction « Age des comptes » à partir du menu « Factures » permet d’afficher les factures non payées selon le format « courant », « 30-60 jours », « 60-90 jours », « 90 jours et plus ».

Figure 229 – Age des comptes

Rapports

Les rapports mensuels et trimestriels (pour les factures isolées) sont accessibles à partir de la liste.

Figure 230 – Menu rapports

Rapport mensuel

Figure 231 – Rapport mensuel

Rapport trimestriel

Figure 232 – Rapport trimestriel