Comptes utilisateurs

Menu « Comptes utilisateurs »

Le module de gestion des comptes utilisateurs utilise les fonctions natives de création de comptes utilisateurs de FileMaker. Il est important de créer un compte utilisateur pour chaque utilisateur.

Le bouton « Comptes utilisateurs» du menu principal permet d’accéder au sous-menu permettant la gestion des comptes utilisateurs.

Figure 300 – Menu « Configuration système »

Figure 301 – Sous-menu « Comptes utilisateurs »

• 1-Créer nouveau compte : Permet la création d’un nouveau compte utilisateur.

• 2-Rechercher compte [actifs] : Permet d’isoler les comptes actifs.

• 3-Historique connexions : Permet d’afficher l’historique des connexions au système.

• 4-Code gestion paye – [Feuilles temps] : Permet de définir les codes de gestion de paye pour les feuilles de temps.

Création d’un compte utilisateur

Les nouveaux comptes utilisateurs peuvent être créé à partir du menu « Comptes utilisateurs » avec le bouton « Créer nouveau compte » (No 1) ou à partir du bouton « Créer » dans l’interface de saisie des comptes utilisateurs.

Les infos suivantes sont requises pour la création d’un compte utilisateur :

Figure 302 – Création d’un comptes utilisateur

1-Prénom

2-Nom

3-Initial

4-Code d’usager (Ne pas utiliser d’accents)

5-Type d’accès général (valeur par défaut : UTI-Utilisateur)

6-Groupe (valeur par défaut : EMP-Employé)

7-Statut

Le bouton « Confirmation » est utilisé pour confirmer la création du compte utilisateur.

Un message de confirmation est ensuite affiché afin de permettre de copier les infos à transmettre à l’utilisateur. Il suffit ensuite de copier l’info dans un courriel afin de transmettre les informations requises pour la connexion au système.

Figure 303 – Création d’un compte utilisateur étape finale

Interface de saisie du compte utilisateur :

Figure 304 – Interface de saisie des comptes utilisateurs

1-No Employé No d’employé généré automatiquement par le système.	10-Menu d’accueil par défaut Permet de choisir le menu d’accueil par défaut. Le menu principal est affiché s’il n’y a aucune sélection. Le menu «Notes » est affiché au démarrage si « Notes » est choisi.
2-Code de couleur Code de couleur associé à l’employé pour l’affichage dans le calendrier (voir plus bas dans cette section)	11-Changer mot de passe proch. connexion Permet d’obliger l’utilisateur a changer de mot de passe lors de la prochaine connexion au système.
3-Infos personnelles de l’utilisateur Prénom, initial, Nom, Tite et département associé au compte utilisateur.	12-Masquer infobulles d’aide Permet de masquer les infos bulles pour cet utilisateur (valeur par défaut).
4-Courriel Courriel de l’utilisateur (important)	13-Maximiser fenêtre Permet de sélectionner le comportement de l’affichage de la fenêtre. (valeur par défaut : « Non »). Il n’est plus recommandé de maximisée la fenêtre sur les grands écrans.
5-# heures / semaine Nombre d’heures de travail par semaine (requis si le module de feuilles de temps est utilisé).	14-Centrer fenêtre Permet de centrer la fenêtre dans l’écran (valeur par défaut : « Oui ».
6-Code d’usager Code d’usager attribué au moment de la création du compte. Il n’est pas possible de le modifier par la suite.	15-Zoom fenêtre Permet de déterminer le facteur de grossissement de l’interface, soit 100% ou 125% (valeur par défaut 100%).
7-Mot de passe temporaire Mot de passe temporaire assigné à un nouveau compte utilisateur. Il n’est visible qu’on moment de la création du compte.	16-Attribution accès spécifiques Interface de sélection des accès spécifiques (voir plus loin dans cette section pour plus de détails). Cette liste ne correspond nécessairement à la liste affichée.
8-Type d’accès général Type d’accès associé au compte utilisateur (Devrait être à « Utilisateur »).	17-Statut Permet de changer le statut du compte utilisateur (actif ou inactif).
9 -Groupe Groupe associé au compte utilisateur (Devrait être à « EMP- Employé »).

Attribution des accès spécifiques

Le bouton « Attribution accès spécifique» (H) affiche un menu permettant de sélectionner les accès spécifiques par défaut pour un des 3 types d’accès paramétrés à partir du menu « Configuration système / Préférences générales / Accès spécifiques ». La sélection du type de compte (« Employé » dans l’exemple affiché) provoque l’attribution des codes d’accès prédéfinis. Il est ensuite possible d’ajouter des accès spécifiques en fonction des accès qui sont requis par l’employé.

Figure 312 Onglet « Attribution accès spécifique »

Onglet « Adresse »

L’onglet « Adresse » (A) permet la saisi des coordonnées complètes de l’utilisateur (optionnel) :

Figure 305 – Onglet « Adresse » du compte utilisateur.

Onglet « Signature »

L’onglet « Signature » (B) permet l’insertion de la signature.

Figure 306 – Onglet « Signature » du compte utilisateur.

Onglet « Signature courriel »

L’onglet « Signature courriel » (C) permet l’insertion de la signature utilisée pour l’envoi de courriel.

Figure 307 – Onglet « Signature courriel » du compte utilisateur.

Onglet « Admin »

L’onglet « Admin » (D) affiche les paramètres d’affichage de fenêtre et permet d’exclure ce compte dans l’affichage de menu déroulants.

Figure 308 – Onglet « Admin »

Onglet « Code couleur »

L’onglet « Code couleur» (E) permet la sélection du code de couleur associé à l’utilisateur pour l’utilisation du calendrier. Le bouton « Modifier » (No 1) permet de changer le code de couleur. Le bouton « Assigner » est affiché si aucun code de couleur n’a encore été sélectionné.

Figure 309 – Onglet « Code couleur »

Onglet « Feuilles temps »

L’onglet « Feuilles temps » (F) permet la saisi des paramètres détaillés pour la gestion des feuilles de temps pour ce compte utilisateur.

Figure 310 – Onglet « Feuilles temps »

Onglet « Calendrier Google »

L’onglet « Calendrier Google» (G) permet de paramétrer les accès au calendrier Google (Access code, Access token, Refresh token).

Figure 311 – Onglet « Calendrier Google »

Accès spécifiques

Le bouton « icône i » (I) permet l’affichage du fonctionnement détaillé de la gestion de l’accès au module de notes de suivi avec l’utilisation des différents codes d’accès spécifiques.

Figure 313 – Accès spécifiques module note de suivi.

Description détaillée des accès spécifiques

SYS Configuration système : Accès au module de configuration du système.

MOD Modification table ENT, CON, GROUPES : Modification autorisée dans les modules « Entreprises », « Contacts » et « Activités de groupes ».

USA Configuration comptes utilisateurs : Permet la configuration des comptes utilisateurs.

TER Configuration territoires : Permet la configuration des territoires.

NOT Notes/planif accès

Permet de VOIR uniquement les notes assignées à l’usager.

Permet de MODIFIER uniquement les notes assignées à l’usager.

(ex: Stagiaire peut avoir cet accès et ainsi se créer des notes et des rendez-vous).

NOA Notes/planif autres usagers (lecture/écriture)

Permet de VOIR toutes les notes.

Permet de MODIFIER toutes les notes.

(Cet accès est utilisé par les administrateurs et les usagers qui doivent pouvoir modifier les notes assignées à d’autres usagers).

NOL Notes/planif autres usagers (lecture seulement)

Permet de VOIR toutes les notes.

Permet de MODIFIER uniquement les notes assignées à l’usager.

(Ce privilège est utilisé pour les conseillers qui ont besoin de voir les notes de suivis des autres conseillers mais sans pouvoir les modifier).

NOW Notes/planif autres usagers (sauf comptes ADM) (lecture./écriture)

Permet de VOIR toutes les notes sauf celles des usagers du groupe ADMIN.

Permet de MODIFIER toutes les notes sauf celles des usagers du groupe ADMIN.

(Cet accès est utilisé par les usagers qui ne doivent pas pouvoir voir les notes assignées au groupe ADMIN).

RÉSUMÉ DES ACCÈS POUR LES NOTES DE SUIVI:

NOT: Requis pour tous les utilisateurs qui ont besoin d’accéder aux notes et 1 seul choix parmi les codes d’accès spécifiques suivants: NOA, NOL ou NOW

COD Modification code classification entreprise : Permet de modifier les codes de classification des entreprises.

POC Bon commande accès : Accès au module de bons de commande.

POA Bon commande autorisation : Permet d’autoriser les bons de commandes.

POM Bon commande modification après autorisation : Permet de modifier un bon de commande même s’il a déjà été autorisé.

DEV Propositions accès: Accès au module de propositions.

INV Factures accès : Accès au module de factures.

COR Factures correction : Permet de modifier les factures.

JOB Projets accès : Accès au module de projets.

JOA Projets configuration : Permet de configurer les paramètres du projet.

CDE Comptes dépenses accès : Accès au module de comptes de dépenses.

EXP Comptes dépenses modification : Permet de modifier les comptes de dépenses.

CDA Comptes dépenses autorisation : Permet d’autoriser les comptes de dépenses.

FTE Feuilles de temps / Rapports de service accès : Accès au module feuilles de temps / Rapports de service.

TEM Feuilles de temps / Rapports de service gestion : Permet de gérer les feuilles de temps / Rapports de service.

GRO Activités de groupes accès : Accès au module d’activités de groupe.

PRO Produits accès : Accès au module de produits.

PRE Produits configuration : Permet de créer, modifier et effacer les produits.

SPE Liste des spécialités : Permet de modifier la liste des spécialités des entreprises.

CHK Gestion des chèques : Accès au module de gestion des chèques.

CAL Calendriers autres utilisateurs accès : Accès aux calendriers des autres utilisateurs.

TAB Tableau de bord accès : Accès au tableau de bord.

RAP Rapports accès : Accès au module de rapports.

CRE Cartes de crédit accès : Permet d’accéder aux informations concernant les cartes de crédits des contacts.

Menu modifications

Le bouton « Modifications» (J) affiche un menu permettant de changer le statut du compte utilisateur (activation ou inactivation), de changer le mot de passe et le type d’accès général.

Le bouton « Changer mot de passe » est utilisé si un utilisateur a oublié son mot de passe afin de réinitialiser son mot de passe.

Figure 314 – Menu modifications

Suppression d’un compte utilisateur

Le bouton « Supprimer » dans l’interface de saisie permet la suppression du compte utilisateur. Il est recommandé d’inactiver le compte et de ne pas le supprimer afin de pouvoir conserver le lien vers ce compte pour les données historiques. Cette fonction devrait être seulement utilisé pour effacer un compte créé par erreur ou qui n’a pas été utilisé.

Liste des comptes utilisateurs

Le bouton « Liste » (à partir de l’interface de saisie) ou « Rechercher compte [actifs] » (à partir du menu) affiche la liste des comptes utilisateurs actifs. Il suffit de sélectionner un compte pour afficher le détail.

Figure 315 – Liste des comptes utilisateurs « Actifs »

• 1-Code de couleur : Code de couleur associé au compte utilisateur (utilisé dans le calendrier).

• 2-Bouton flèche : Permet de rapidement inactiver un compte utilisateur.