Contacts
Dernière mise à jour
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Figure 36 – Menu Contacts
Fonctions du menu :
1-Recherche [actifs] : Permet de faire une recherche dans tous les champs des contacts actifs.
2-Favoris : Isole les contacts sélectionnés comme « Favori » par l’usager.
3-Créer contact : Crée un nouveau contact.
4-Recherche : Permet l’utilisation de la fonction de recherche détaillée.
5-Nouveaux demandeurs [non-assignés] : Recherche les contacts ayant le statut détaillé «Nouveau ».
6-Tout rechercher [actifs) : Isole tous les contacts ayant le statut « actif ».
7-Mes usagers [actifs] : Isole les contacts actifs assignés à l’utilisateur.
8-Recherche par types [actifs] : Isole les contacts actifs en fonction du type sélectionné.
Figure 37 – Menu recherche par types [actifs]
9-Recherche par catégories [actifs] : Isole les contacts actifs en fonction de la catégorie sélectionnée.
Figure 38 – Menu recherche par catégories [actifs]
10-Recherche par statut détaillé [actifs] : Isole les contacts actifs en fonction du statut détaillé sélectionné.
Figure 39 – Menu recherche par statuts détaillés [actifs]
11-Recherche memberships [actifs] : Isole les contacts actifs en fonction du membership sélectionné.
Figure 40 – Menu recherche par memberships [actifs]
12-Menu sélection : Interface de sélection rapide utilisant un filtre alphabétique
La création d’une fiche « Contact » se fait à partir du menu « Contacts », de la barre de boutons dans un contact ou à partir d’une entreprise.
Figure 41 – Interface de création d’un contact
Les « types » proposés (No 1) sont paramétrés par le gestionnaire du système dans les paramètres en fonction des spécificités de votre domaine d’activités. Le « Type » n’est donc pas modifiable directement dans la fiche « contact ».
Les « catégories proposées » (No 2) sont éditables directement dans la fiche « contact ». Les catégories existantes sont proposées lors de la création de nouveaux contacts.
Une entreprise peut être associée au contact en utilisant le bouton à la droite de la rubrique « Entreprise ». Le lien vers une entreprise peut être modifié au retiré avec le même bouton.
Différentes sections permettent l’affichage de données concernant le contact (identifiés 1 à 5)
Figure 42 – Interface de saisie d’un contact
A partir de l’interface de saisie, le bouton « Liste » permet d’accéder aux contacts isolés sous forme de liste (sommaire ou détaillée).
Figure 55 – Accès à l’interface de liste des contacts
Dans la liste sommaire, des filtres permettent de sélectionner la colonne à afficher.
Figure 56 – Interface de liste sommaire des contacts
Le bouton « A» permet d’accéder à la liste détaillée des contacts.
Des informations supplémentaires sont affichées dans la liste détaillée.
Figure 58 – Interface de liste détaillée des contacts
Le bouton « B » permet de retourner à la liste sommaire des contacts.
Section 1 : L’interface « DÉTAILS » permet entre autres l’affichage des informations concernant le membership. La bouton « loupe » (E) permet d’afficher le détail du membership.
Figure 43 – Interface « DÉTAILS »
Section 1E : L’onglet “MEMBERSHIPS” affiche l’historique des memberships du contact et permet la création d’un nouveau (F).
Figure 44 – Interface « MEMBERSHIPS »
Le bouton « F » affiche l’interface de création des memberships.
Figure 45 – Interface de création d’un membership
Pour assigner plusieurs membres d’une même famille sur le même membership :
Il est préférable de les « apparenter » (voir plus bas) afin de pouvoir facilement les isoler et avoir un accès rapide à chaque personne.
Il faut ensuite les isoler et assigner un membership payant pour le premier membre seulement (ex : Membership familial à $40). Le numéro de membre proposé par défaut est le numéro de contact (ex : 20126084). Ce numéro est éditable afin de pouvoir être assigné aux autres personnes qui se partagent le membership.
Un membership « sans frais » est assigné pour les autres membres de la famille : “Membre familial (s.f.) et le numéro de membre est changé pour 20126084 afin de pouvoir les regrouper au sein d’un même membership.
Figure 46 Affichage des memberships
Section 2: L’onglet “CONTACTS ENTREPRISES” affiche tous les contacts associés à l’entreprise.
Figure 47 – Interface « CONTACTS ENTREPRISE »
Section 3 : L’onglet « Infos paiement » permet la gestion des paramètres de paiement. Il est possible de conserver un numéro de carte de crédit pour les paiements récurrents si nécessaire. Le numéro de carte de carte de crédit est encrypté avec une clé d’encryption de 128 bit et est seulement accessible aux utilisateurs ayant l’accès spécifique requis.
Figure 48 – Onglet « Infos paiement ».
Section 4: L’onglet “CONTACTS APPARENTÉS” affiche tous les contacts apparentés au contact. Un bouton permet d’ajouter des contacts apparentés à partir d’une interface de sélection. Il n’y a pas de restrictions dans cette liste. Il s’agit d’une façon de regrouper des contacts ayant un lien quelconque avec le contact. Un bouton permet de les isoler rapidement.
Figure 49 – Interface « CONTACTS APPARENTÉS »
Section 5: L’onglet “INFOS SITUATIONS” affiche les infos concernant les facteurs de risque, facteurs déclenchant la demande de service et description de la situation. Le bouton « A » permet d’ajouter une « personne atteinte » alors que le bouton « infos supp. » permet l’affichage d’infos supplémentaires dans un autre onglet.
Figure 50 – Interface « INFOS SITUATION »
Section 5A: L’onglet “PERSONNES ATTEINTES” affiche la ou les personnes qui sont supportées par l’usager. Le bouton « C » permet d’ajouter des personnes atteintes. Le bouton « Retour » permet d’accéder à l’écran précédent (INFOS SITUATIONS).
Figure 51 – Interface sommaire « PERSONNES ATTEINTES»
Figure 52 – Interface détaillée « PERSONNES ATTEINTES»
Section 5B: L’onglet “INFOS SUPP.” affiche les informations concernant les pistes d’intervention, le temps fourni en soin au proche, les besoins et attentes et des informations complémentaires.
Figure 53 – Interface « INFOS SUPP.»
Section 6: L’onglet « PHOTO” permet d’ajouter une photo du contact et une note générale associée à ce contact (Il n’y a aucune validation ou restriction sur cette note). Ne pas confondre avec le module de notes qui permet de faire un suivi détaillé des interventions.
Figure 54 – Interface « PHOTO »
Section 7 : La rubrique « Notes » (No 7) permet la saisie de notes génériques qui ne requièrent pas de traçabilité comme c’est le cas avec les notes de suivi.
Figure 16 – Rubrique « NOTES ».
Pour ajouter une note de suivi à partir de la fiche « Contact », utilisez le bouton « Ajouter note » (No 8) dans la section « Notes suivi». Il est également possible de créer une note à partir du module NOTES et de l’associer ensuite à un contact.
Figure 17 – Interface de création d’une note de suivi.
Figure 18 – Interface de sélection de la catégorie et d’affichage des notes pré-définies.
L’interface détaillée de la note de suivi est ensuite affichée.
Figure 19 – Interface détaillée d’une note de suivi.
L’icône à droite de l’indication « Notes suivi » (A) permet un affichage complet du détail des notes de suivi afin de permettre une consultation rapide de l'historique des notes de suivis pour ce contact. L'hyperlien « Détails » (en bleu) dans la liste détaillée permet d’afficher le détail de la note dans le module « NOTES DE SUIVI ». Un clique dans la ligne de l'affichage sommaire produit le même résultat.
Figure 20 – Interface de visualisation des notes de suivi sommaire.
Figure 21 – Interface de visualisation des notes de suivi détaillé.
Figure 22 – Filtre de sélection des notes de suivi.
Le menu « HISTORIQUE» affiche les données associées au contacts dans différents modules.
Figure 59 – Menu « HISTORIQUE »
1-PROJETS: Permet l’affichage des projets associés à ce contact (responsable).
2-NOTES SUIVI: Permet l’affichage de filtres permettant d’isoler les notes de suivi associées à ce contact.
3-ACTIVITÉS GROUPES: Affiche les activités de groupe associées à ce contact.
4-FEUILLES DE TEMPS BÉNÉVOLAT: Affiche les feuilles de temps consacrées au bénévolat pour ce contact ainsi que les types d’actions bénévoles.
5-PROPOSITIONS: Affiche les propositions associées à ce contact.
6-FACTURES: Affiche les factures associées à ce contact.
7-COURRIELS: Affiche les courriels associées à ce contact.
Il suffit de cliquer dans la ligne identifiant le projet afin d’afficher la fiche « projet » correspondante.
Filtre de sélection permettant d’isoler les notes de suivi selon différents paramètres.
Figure 60 – Historique note de suivi
Affichage des groupes d’activités associés au contact. Un clique dans la ligne permet d’accéder au groupe d’activité correspondant.
Figure 61 – Historique des activités de groupe
Affichage les feuilles de temps de bénévolat associées au contact. Un clique dans la ligne permet d’afficher la feuille de temps correspondante.
Figure 62 – Historique des feuilles de temps de bénévolat
Figure 63 – Détail feuille de temps de bénévolat
Affichage des propositions associées au contact. Un clique dans la ligne permet d’afficher la proposition correspondante.
Figure 64 – Historique des propositions
Affichage des factures associées au contact. Un clique dans la ligne permet d’afficher la facture correspondante.
Figure 65 – Historique des factures
La sélection de l’onglet « Encaissements » (A) dans l’historique de facturation permet l’affichage des encaissements associés à cette facture. Il suffit de cliquer dans la ligne afin d’afficher la fiche « Facture » correspondante.
Figure 66 – Historique Encaissements
La sélection de l’onglet « État de compte » (B) dans l’historique de facturation permet l’affichage des factures de l’état de compte produit en fonction de la date de fin sélectionnée. Il suffit de cliquer dans la ligne afin d’afficher la fiche « Facture » correspondante.
Figure 67 – Historique État de compte
Affichage des courriels associés au contact qui ont été envoyés à partir du module d’activités de groupes. Un clique dans la ligne permet d’afficher le détails du message et ensuite d’accéder au groupe d’où le message a été envoyé (no 7).
Figure 68 – Historique des courriels
Figure 69 – Détail du courriel
Figure 70 – Menu « DIVERS »
1-AJOUTER AUX FAVORIS: Permet d’ajouter ce contact à la liste des favoris de l’utilisateur. Cette liste, spécifique à chaque utilisateur est accessible à partir du menu « CONTACTS ». Affiche RETIRER DES FAVORIS si le contact est déjà présent dans la liste des favoris.
2-PRÉFÉRENCES [LISTES D’ENVOI]: Permet d’afficher les préférences pour l’envoi de courriel à ce contact
3-MEMBERSHIPS: Autre façon d’accéder à l’interface de saisie des memberships.
4-DONS: Permet de garder une trace des dons de ce contact
5-INFOS PAIEMENT: Permet d’accéder à l’interface « Infos paiement »
6-LOCALISATION: Affiche la localisation sur une carte Google Map
7-ITINÉRAIRE: Affiche l’itinéraire entre ce contact et une autre adresse
8-EXPORTER vCard : Permet l’exportation des coordonnées en format vCard pour le transfert vers une autre application.
9-COPIER COORDOONÉES : Permet de copier les coordonnées afin de pouvoir les coller dans une autre application
10-IMPORTER INFOS DE ENTREPRISE : Permet d’importer les coordonnées de l’entreprises vers le contact (à utiliser si les coordonnées de l’entreprise sont modifiées)
11-AUTRES INFORMATIONS : Affiche des informations supplémentaires (cote client)
12 : MODIFICATIONS DONNÉES EN LOT : Permet de modifier certains paramètres pour les contacts isolés (Statut, type, catégorie et groupe)
No 2: Le bouton “PRÉFÉRENCES LISTE D’ENVOI” permet d’afficher les préférences pour l’envoi de courriel à ce contact
Figure 71 – Interface « PRÉFÉRENCES [LISTE D’ENVOI] »
No 4 : Le bouton “DONS” permet de saisir les dons offert par ce contact.
Figure 72 – Interface « DONS »
No 6 : Le bouton “LOCALISATION” permet d’afficher la carte Google pour correspondant à l’adresse du contact.
Figure 73 – Localisation
No 7 : Le bouton “ITINÉRAIRE” permet d’afficher un itinéraire sur une carte Google entre le point de départ saisi. Par défaut l’adresse de l’entreprise associée au système et proposée comme point de départ et l’adresse du contact comme point d’arrivée.
Figure 74 – Itinéraire
No 11 : Le bouton “AUTRES INFORMATIONS” permet d’afficher la cote du client (valeurs paramétables dans les préférences)
Figure 75 – Cote client
No 12 : La sélection du bouton « MODIFICATIONS DONNÉES EN LOT » dans le menu « DIVERS » permet l’affichage d’une interface de sélection permettant de sélection le statut (No 1), le type (No 2), la catégorie (No 3) et le groupe (No 4) pour le groupe de contacts isolés. Le bouton « Continuer » (No 5) permet de confirmer les changements requis. La liste des contacts modifiés est ensuite affichée.
ATTENTION!
Les contacts concernés doivent avoir été préalablement sélectionnés AVANT l’utilisation de cette fonction.
Figure 36 – Modification données en lot
Un changement de “Responsable » provoque l’affichage de la fenêtre de création de note afin de permettre la saisie rapide d’une note de catégorie “Appel téléphonique” destinée au responsable (si ce paramètre est sélectionné dans les préférences). Le « statut détaillé » passe alors à “En attente” afin que le nouveau responsable puisse savoir qu’il a maintenant des nouveaux contacts sous sa responsabilité.
Le terme « Responsable » est utilisé dans ce guide mais il peut être différent car il est paramétrable dans les préférences. Il pourrait être « conseiller », « superviseur », « Représentant » ou tout autre terme similaire.
Figure 76 – Changement du responsable
Figure 77 – Création note suite au changement du responsable
La sélection de la case à cocher « RDV pris » efface le statut détaillé si ce dernier est « Nouveau demandeur » ou « En attente » afin que le contact n’apparaisse plus dans les fonctions automatisées associées à ces statuts détaillés.
Figure 78 – Confirmation du premier rendez-vous
Les contacts ayant exactement le même nom sont identifiées par un surlignage en jaune. Les contacts « doublons » sont ainsi automatiquement identifiés au moment de la saisie. Un bouton « GESTION DOUBLONS » permettant de gérer cette situation est alors affiché (No 1) ainsi qu’une case à cocher permettant d’identifier le contact comme étant distinct (pas un doublon) même si le nom est identique (No 3).
Figure 85 – Gestion des doublons
1 : GESTION DES DOUBLONS : Permet d’isoler les contacts « doublons » du contact courant afin de pouvoir déterminer s’il s’agit de doublons ou de contacts distincts.
2 : DOUBLONS ISOLÉS : La section de gauche permet d’afficher les doublons qui ont été isolés.
3 : CONTACTS DISTINCT (pas un doublon): Case à cocher qui permet de déterminer qu’il ne s’agit pas d’un contact « doublon » mais bien d’un contact distinct.
La sélection du bouton « GESTION DOUBLONS » (No 1) permet l’affichage d’une interface distincte permettant la gestion de cette situation (No 4). Il y a 2 situations possibles :
1-Les contacts ne sont pas des doublons : La case à cocher « Contact distinct (pas un doublon) » est sélectionnée afin de régler la situation (No 3).
2-Les contacts sont des doublons : Les notes de suivis doivent être « réassignées » au contact qui est considéré comme « le contact à conserver » (les autres contacts « doublons » pourront ensuite être effacées).
2.1-Un contact parmi les doublons est définie comme étant « le contact à conserver » (No 5). Il s’agit habituellement de celle qui est le plus complète. Cette entreprise est identifiée en rouge dans la liste de gauche.
2.2-Le bouton « Réassignation notes de suivi » (No 6) permet de transférer les notes de suivi des autres contacts doublons vers le contact qui a été défini comme « le contact à conserver ».
Figure 85 – Gestion des doublons
Figure 85 – Messages assignation des notes
Figure 85 – Messages assignation des notes
Le statut des contacts « doublons » est alors changé pour « À effacer » afin de permettre une dernière validation avant d’être effacés définitivement.
Le bouton « poubelle » peut ensuite être utilisé pour effacer les contacts « doublons ».
Figure 85 – Doublons à effacer
La procédure est répétée pour les autres contacts « doublons ». Il est possible d’isoler les contacts « doublons » en effectuant une recherche détaillée en utilisant la case à cocher « Doublon ».
Figure 85 – Recherche des doublons
