Notes de suivi
Dernière mise à jour
Dernière mise à jour
Figure 99 – Menu Notes suivi
Fonctions du menu :
1-Recherche : Permet de faire une recherche dans tous les champs des notes.
2-Créer note de suivi : Crée une nouvelle note de suivi.
3-Créer appel téléphonique : Crée une nouvelle note de suivi de catégorie «Appel téléphonique».
4-Créer message : Crée une nouvelle note de suivi de catégorie «Message».
5-Planification hebdo : Affiche l’interface hebdomadaire de l’utilisateur.
6-Menu de sélection : Affiche l’interface de sélection détaillée avec filtres multiples.
7-Recherche : Permet l’utilisation de la fonction de recherche détaillée
8-Recherche par intervalles : Isole les notes de suivi en fonction d’une période de temps sélectionnée.
9-Recherche par statuts : Isole les notes de suivi en fonction du statut.
10-Échéances en retard : Isole les notes de suivi dont la date d’échéance est dépassée
11-Sans échéances : Isole les notes de suivi qui n’ont pas de date d’échéance
Le total des notes correspondantes est affiché pour les bouton suivants.
12-Urgences [toutes] : Isole les notes urgentes de tous les utilisateurs et les notes non-assignées.
13-Appels [non-assignés] : Isole tous les appels non-assignés.
14-Mes urgences [x.xx] : Isole les notes urgentes assignées au nom de l’utilisateur.
15-Mes appels / Mes messages [x.xx] : Isole les appels ou messages assignés au nom de l’utilisateur.
Les fonctions de recherche à partir du menu permettent d’accéder aux notes de suivi isolées sous forme de liste.
Il est également possible d’afficher la liste à partir de l’interface de saisie avec le bouton « Liste »
Figure 55 – Interface de liste des notes de suivi
La création d’une note de suivi peut se faire à partir des différents modules du système.
Figure 100 – Différents statuts d’une note de suivi
Figure 101 – Statuts d’une note de suivi
No 1 : La case à cocher « À distance » indique que la note concerne un événement réalisé à distance par vidéoconférence ou autre
Figure 102 – Interface d’une note de suivi
No 2 : Le bouton MENU SÉLECTION permet d’afficher l’interface de sélection des notes de suivi
No 3 : Le bouton PLANIF HEBDO permet d’afficher l’interface de planification hebdomadaire des notes de suivi
No 4 : Le bouton CREER permet d’afficher les options de création de notes de suivi.
No 5 : Le bouton INFOS permet d’afficher les boutons d’accès aux fonctions supplémentaires.
No 6 : Le bouton PHOTOS/FICHIERS permet l’affichage de l’interface de sélection des photos/fichiers
Figure 103 – Menu CREER
A-Note de suivi : Permet la création d’une note de suivi (aucune catégorie n’est sélectionné).
B-Appel téléphonique: Permet la création d’une note de suivi de catégorie « Appel téléphonique »
C-Appel de service: Permet la création d’une note de suivi de catégorie « Appel de service »
D-Proposition: Permet la création d’une proposition.
E-Dupliquer: Permet de dupliquer la note de suivi. (voir détails plus loin)
F-Répétitions: Permet d’afficher l’interface de création des répétitions. (voir détails plus loin)
Figure 103 – Menu INFOS
A-Actions : Affiche le panneau par défaut « ACTIONS » si les autres panneaux sont utilisés.
B Historique: Affiche l’historique des notes de suivi pour l’entreprise affichée.
Figure 104 – Affichage de l’historique des notes de suivi pour cette entreprise
C-Infos propositions : Affiche le détail de la proposition si la note a été créée à partir d’une proposition.
Figure 105 – Affichage du détail de la proposition associée.
D-Localisation : Affiche la localisation associée à cette note.
Figure 106 – Affichage du détail de la localisation
E-Signature : Affiche la signature obtenue à partir de la version mobile
Figure 107 – Affichage de la signature associée à la note
F-Menu de sélection: Affiche le menu de sélection.
Figure 108 – Interface de sélection des photos / fichier
No 1 : Description détaillée de la photo/fichier
No 2 : Impression de la photo courante
No 3 : Affichage d’un aperçu de la photo
No 4 : Ouverture de la photo/fichier avec l'application associée au type de fichier
No 5 : Exportation de la photo/fichier sur le bureau
No 6 : Effacement de la photo/fichier
No 7 : Sélection de l’ordre de tri d’affichage dans la liste (suite numérique croissante)
No 8 : Sélection de la photo pour impression en lot (un bouton « Impression sélection » est alors affiché dans le haut de l’interface)
No 9 : Orientation de la photo
No 10 : Ajout d’une photo/fichier avec sélection de la photo/fichier à importer (Bouton « + » ou « + Insérer »
No 11 : Interface permettant de glisser-déposer la photo/fichier
La fonction de duplication des notes de suivi permet de dupliquer la note de suivi courante en conservant la date d’échéance (si présente) ainsi que le statut. Il n’est pas nécessaire de sélectionner une date d’échéance. Il est possible de sélectionner le nombre de répétitions requises et de dupliquer ou non les informations éditables.
Cette fonction est utilisée par exemple pour permettre la production de statistiques concernant les demandes d’informations provenant des réseaux sociaux. Il est ainsi possible de créer facilement le nombre requis de notes de suivi de catégorie « informations » qui pourront ensuite être utilisée pour la création de graphiques statistiques.
Le bouton « Dupliquer » permet de dupliquer la note de suivi sans conserver le descriptif de la note ou l’action requise. Le bouton « Conserver » permet quant à lui de dupliquer toutes les informations de la notes de suivi.
Normalement, les nouvelles notes de suivi ont le statut “En cours” mais la fonction de duplication permet de conserver le statut de la note de suivi courante. Un message sera affiché si la note de suivi courante est de statut “Complété” afin de confirmer que ce statut doit bien être conservé pour les nouvelles notes de suivi dupliquées.
Si des photos ou des fichiers sont présents dans la note courante, un message sera affiché afin de déterminer si ces éléments doivent également être dupliqués ou non.
Figure 108 – Duplication des notes de suivi
La fonction de création de répétitions des notes de suivi permet de créer des répétitions selon plusieurs intervalles (à partir du menu « CRÉER »). Il est possible de sélectionner le nombre de répétitions requises ou une date d’échéance. Il est possible de modifier l’ensemble des paramètres (ex l’heure ou le détail de la description) d’un groupe de répétitions avec la fonction de mise-à-jour. Une note de suivi peut seulement être associée à un groupe de répétions. Si d’autres groupes de répétitions sont requis pour une même note, il suffit alors d’utiliser préalablement la fonction « Dupliquer » et de créer les répétitions avec la note nouvellement dupliquée.
Figure 108 – Interface de sélection des répétitions
No 1 : Création des répétitions sur une base quotidienne
No 2 : Création des répétitions sur une base hebdomadaire
No 3 : Création des répétitions sur une base mensuelle
No 4 : Création des répétitions sur une base annuelle
L’onglet « QUOTIDIEN » permet la création de répétitions des notes de suivi à chaque jour.
Figure 108 – Interface de sélection des répétitions sur une base quotidienne
No 1 : Sélection de l’intervalle. La valeur par défaut est 1. La répétition est donc créée à chaque jour. Il est possible de changer le nombre de jours d’intervalle.
No 2 : Case à cocher permettant de déterminer si le nombre de répétitions ou la date de fin est utilisé pour déterminer le nombre de répétitions requises
No 3 : Sélection du nombre de répétitions. La valeur par défaut est 5 et elle est paramétrable dans les préférences.
No 4: Sélection de la date de fin pour la création des répétitions (si cette option est choisie au No 2).
No 6 : Case à cocher permettant de choisir si la NOTE est également dupliquée (sélectionné par défaut)
No 7 : Case à cocher permettant de choisir si l’ACTION est également dupliquée (disponible seulement si une action est présente)
No 8 : Case à cocher permettant de choisir si les fichiers ou photos associés à la note sont également dupliqués. (disponible seulement si des fichiers ou photos sont présents)
L’onglet HEBDO permet la création de répétitions des notes de suivi à chaque semaine.
Figure 108 – Interface de sélection des répétitions sur une base hebdomadaire
No 1 : Sélection de l’intervalle. La valeur par défaut est 1. La répétition est donc créée à chaque semaine. Il est possible de changer le nombre de semaines d’intervalle.
No 2 : Sélection de la journée. Il est possible de sélectionner plusieurs journées.
No 3 : Case à cocher permettant de déterminer si le nombre de répétitions ou la date de fin est utilisé pour déterminer le nombre de répétitions requises
No 4 : Sélection du nombre de répétitions. La valeur par défaut est 5 et elle est paramétrable dans les préférences.
No 5 : Sélection de la date de fin pour la création des répétitions (si cette option est choisie au No 3).
No 6 : Case à cocher permettant de choisir si la NOTE est également dupliquée (sélectionné par défaut)
No 7 : Case à cocher permettant de choisir si l’ACTION est également dupliquée (Disponible seulement si une action est présente)
No 8 : Case à cocher permettant de choisir si les fichiers ou photos associés à la note sont également dupliqués. (Disponible seulement si des fichiers ou photos sont présents)
L’onglet MENSUEL permet la création de répétitions des notes de suivi à chaque mois.
Figure 108 – Interface de sélection des répétitions sur une base mensuelle
No 1 : Sélection de l’intervalle. La valeur par défaut est 1. La répétition est donc créée à chaque mois. Il est possible de changer le nombre de mois d’intervalle.
No 2 : Case à cocher permettant de déterminer si une date fixe (ex 9 du mois) ou une journée précise (ex : 2ième lundi du mois) est utilisée pour déterminer le a date des répétions requises
No 3 : Sélection d’une date. Il est possible de sélectionner plusieurs dates.
No 4 : Sélection d’une journée dans le mois. Il est possible de sélectionner plusieurs journées.
No 5 : Case à cocher permettant de déterminer si le nombre de répétitions ou la date de fin est utilisé pour déterminer le nombre de répétitions requises
No 6 : Sélection du nombre de répétitions. La valeur par défaut est 5 et elle est paramétrable dans les préférences.
No 7 : Sélection de la date de fin pour la création des répétitions.
No 8 : Case à cocher permettant de choisir si la NOTE est également dupliquée (sélectionné par défaut)
No 9 : Sélection de la date de fin pour la création des répétitions (si cette option est choisie au No 5). No 10 : Case à cocher permettant de choisir si les fichiers ou photos associés à la note sont également dupliqués. (Disponible seulement si des fichiers ou photos sont présents)
L’onglet ANNUEL permet la création de répétitions des notes de suivi à chaque année.
Figure 108 – Interface de sélection des répétitions sur une base annuelle
No 1 : Sélection de l’intervalle. La valeur par défaut est 1. La répétition est donc créée à chaque année. Il est possible de changer le nombre d’années d’intervalle.
No 2 : Sélection du mois. Il est possible de sélectionner plus d’un mois. La journée courante du mois sera utilisée comme date dans le mois
No 3 : Case à cocher permettant de déterminer si le nombre de répétitions ou la date de fin est utilisé pour déterminer le nombre de répétitions requises
No 4 : Sélection du nombre de répétitions. La valeur par défaut est 5 et elle est paramétrable dans les préférences.
No 5 : Sélection de la date de fin pour la création des répétitions (si cette option est choisie au No 3).
No 6 : Case à cocher permettant de choisir si la NOTE est également dupliquée (sélectionné par défaut)
No 7 : Case à cocher permettant de choisir si l’ACTION est également dupliquée (Disponible seulement si une action est présente)
No 8 : Case à cocher permettant de choisir si les fichiers ou photos associés à la note sont également dupliqués. (Disponible seulement si des fichiers ou photos sont présents)
Des boutons permettant la gestion du groupe de répétitions sont affichés lorsque la note fait parti d’un groupe de répétitions.
Figure 108 – Fonctions de gestion des répétitions
No 1 : Permet de mettre à jour les répétitions du groupe dont la date d’échéance est égale ou supérieure à la date du jour
No 2 : La flèche blanche permet d’isoler toutes les répétitions du groupe
No 3 : La case à cocher peut être retirer uniquement si toutes les autres notes du groupe de répétitions ont été effacées (i.e il ne reste qu’une seule note pour le groupe de répétition.
Figure 109 – Interface de sélection des notes de suivi
L’interface de planification hebdomadaire permet d’afficher les notes de la semaine correspondant à la semaine de la date sélectionnée.
Figure 110 – Interface hebdomadaire des note de suivi
No 1 : L’utilisateur ne voit que ses notes dans cette interface (l’admin peut consulter les notes des autres utilisateurs).
No 2 : Filtre de sélection des catégories des notes de suivi à afficher.
No 3 : Case-à-cocher permettant de sélectionner l’affichage par jour ou par semaine.
No 4 : Filtre de sélection des statuts des notes de suivi à afficher.
Pour transférer une note vers le calendrier intégré au système, la case à cocher « Affichage dans calendrier » doit être sélectionnée.
Figure 111 – Interface note de suivi – lien vers le calendrier intégré
No 4 : L’icône « Calendrier » dans l’interface de saisie permet d’afficher le calendrier dans la semaine de la date d’échéance de la note.
Seuls les calendriers de l’utilisateur et les calendriers communs sont visibles par défaut. Pour afficher les calendriers des autres utilisateurs, le code d’accès spécifique « CAL » (Affichage des calendriers des autres utilisateurs) doit être assigné à l’utilisateur par l’administrateur du système.
Figure 112 – Calendrier
La sélection d’un événement dans le calendrier affiche le détails dans le panneau de gauche.
Figure 113 – Calendrier
Affichage du calendrier pour une journée.
Figure 114 – Calendrier 1 jour
Pour transférer une note vers le calendrier Google, l’icône « Calendrier Google 31 » doit être de couleur « bleu ». L’icône grise (No 1 exemple ci-joint) indique que l’utilisateur n’a pas encore paramétré le calendrier Google à utiliser (voir section suivante pour la configuration).
Figure 115 – Interface note de suivi – lien vers le calendrier Google
Pour transférer une note vers le calendrier Google, sélectionner l’icône « Calendrier Google 31 bleu » (No 2) afin d’afficher un choix de couleur pour l’affichage dans le calendrier. La sélection « Défaut » indique que le code de couleur par défaut du calendrier Google sera utilisé. Le bouton « Ajouter au calendrier » permet le transfert vers le calendrier Google.
Figure 116 – Interface note de suivi – lien vers le calendrier Google
La case à cocher à côté de l’icône bleue (No 3) indique que cet événement est bien présent dans le calendrier Google. L’icône « Poubelle » (No 4) permet d’effacer l’événement dans le calendrier Google sans effacer la note de suivi. Le bouton « Mettre-à-jour » (No 5) permet de confirmer les changements dans la note et le code de couleur sélectionné.
Figure 117 – Interface note de suivi – Confirmation transfert vers le calendrier Google
-Date échéance
-Heure début - Heure fin
-Catégorie
-Entreprise et contact
-Responsable
-Indication « à distance »
-Indication « jour entier »
Le titre de l’événement dans le calendrier Google est formé des élément suivants :
Catégorie - Entreprise – Contact – Initiale du responsable – Indication « à distance »
L’ajout du mot «distance » dans le titre dans le calendrier Google est suffisante pour permettre la sélection de l’indication « À distance » dans le système de gestion au moment de la synchro.
Le calendrier Google est mis à jour automatiquement dès qu’un changement est effectué dans la note (événement) dans le système de gestion. Une validation est effectuée afin de déterminer si l’événement a été modifié depuis qu’il a été transféré dans le calendrier Google. Si c’est le cas, une synchro est effectuée et les données du calendrier Google sont importées dans la base de données.
Figure 118 – Interface note de suivi – Affichage dans le calendrier Google
Chaque utilisateur doit configurer le calendrier Google dans lequel il veut transférer des événements à partir de la base de données. Cette configuration est requise si l’icône « Calendrier Google 31 » est grise et doit être effectuée une seule fois. L’accès à l’interface de configuration se fait à partir du menu d’accueil. Le bouton « Config. calendrier Google » permet de démarrer la procédure.
Figure 119 – Accès configuration calendrier Google
1-Connexion au compte Google (ou sélection parmi la liste des comptes proposés)
2-Appuyer ensuite sur “Autoriser” (ou “Allow”) pour confirmer l’accès.
3-Message de confirmation de la configuration du calendrier Google. .
Figure 122 – Confirmation configuration calendrier Google
Pour les utilisateurs Apple : procédure pour afficher le calendrier Google dans la calendrier Apple.
Figure 123 – Accès configuration calendrier Google
Figure 120 – Interface configuration calendrier Google
Figure 121 – Interface configuration calendrier Google
