Propositions

NOTE :

Le terme utilisé pour identifier les propositions dans les interfaces est paramétrable par l’administrateur du système dans les préférences du système selon les spécificités de votre domaine d’activité (proposition, devis, soumission, estimation, estimé, cotation). Le terme « proposition » sera utilisé dans ce guide.

Menu propositions

La création de propositions peut se faire à partir du menu « PROPOSITIONS », à partir de la fiche entreprise du client pour lequel une proposition doit être créée ou encore directement à partir d’une proposition.

Figure 153 – Menu propositions

Fonctions du menu :

• 1-Recherche : Permet de rechercher dans tous les champs des propositions.

• 2-Créer proposition : Permet la création d’une proposition.

• 3-Recherche : Permet l’utilisation de la fonction de recherche détaillée.

• 4-Recherche propositions [en cours] : Isole toutes les propositions de statut « en cours ».

• 5-Recherche propositions [en cours] <30 jours: Isole toutes les propositions de statut « en cours » créées depuis une période donnée (30 jours dans l’exemple). Paramétrable dans les préférences.

• 6-Recherche propositions [références] : Isole les propositions de statut « référence ». Il s’agit de propositions standards qui peuvent être dupliquées et associées à un autre client.

• 7-Propositions année XXXX : Isole les propositions de l’année choisie.

• 8-Rapports de service année XXXX : Isole les rapports de service de l’année choisi.

Interface de liste des propositions

Les fonctions de recherche à partir du menu permettent d’accéder aux propositions isolées sous forme de liste. Il est également possible d’afficher la liste à partir de l’interface de saisie avec le bouton « Liste »

Figure 154 – Liste de propositions

Création d’une proposition

La création d’une proposition se fait à partir du menu « PROPOSITIONS » ou à partir de l’interface de saisie.

Figure 166 – MENU “CRÉER”

Interface de saisie de la proposition

Figure 155 – Interface de saisie de la proposition

Sélection de l’entreprise et du contact

L’entreprise associée à la proposition est choisie à partir de la fenêtre de sélection. Un filtre permet d’afficher seulement un groupe restreint d’entreprises afin de faciliter la sélection. Il suffit ensuite de sélectionner dans un second temps le contact parmi la liste de contacts associées à l’entreprise.

Figure 155 – Sélection de l’entreprise associée à la proposition

Figure 156 – Sélection du contact associé à la proposition

Un message est affiché au moment de la création de la proposition afin de sélectionner si la proposition doit être associée à une entreprise ou seulement à un contact.

Sélection des items de la proposition

La sélection des items se fait à partir de la liste de produits et avec le bouton « + Ajouter » (No 1).

Figure 157 – Sélection des items à inclure dans la proposition

Figure 158 – Sélection des items à inclure dans la proposition

Le type de produits et services est sélectionné ainsi que la catégorie. Une liste de produits et services correspondant à la sélection est affichée. Il suffit ensuite d’indiquer la quantité et de sélectionner la produit afin que l’item soit intégré à la proposition.

L’item sélectionné fait maintenant parti de la proposition. Il suffit de répéter pour les autres items de la proposition.

Le bouton « Ajouter ligne vide » (No 2) permet d’ajouter un produit qui n’est pas inclus dans la liste des produits ou un commentaire qui doit apparaître dans la proposition comme un produit.

Figure 159 – Sélection des items de la proposition complétée

Affichage interface détaillée

Le bouton « Interface détaillée » (No 3) permet l’affichage d’une liste détaillée des produits inclus dans la proposition. Le bouton « Interface sommaire (No 4) ou le bouton « Retour » (No 5) permettent de retourner à l’interface de saisie par défaut (interface sommaire).

Figure 160 – Interface de saisie détaillée

Onglet « PRIX»

L’onglet « PRIX » permet la saisie de montants supplémentaires avec des intitulés éditables (No 1 à 4), la méthode de paiement (No 5), la date d’envoi de la proposition (No 6) et le numéro de bon de commande du client (No 7) avec également un intitulé variable (Bon commande, No de bon de commande, PO, etc…) en fonction de votre secteur d’activité. Il est également possible d’exclure le calcul des taxes (si nécessaire) sur ces montants supplémentaires.

Figure 161 – Onglet “PRIX”

Onglet « INFOS SUPPLÉMENTAIRES »

L’onglet « INFOS SUPPLÉMENTAIRES » permet la saisie d’autres informations qui doivent apparaître sur la proposition. Il s’agit d’un champ texte éditable.

Figure 162 – Onglet “INFOS SUPPLÉMENTAIRES”

Onglet « PROFITS »

L’onglet « PROFITS » permet le calcul de la profitabilité des produits vendus. Cette section s’applique surtout aux produits et est moins pertinente dans le cas de services.

Figure 163 – Onglet “PROFITS”

La sélection de la case à cocher « Afficher » (No 1) permet l’affichage du prix coûtant dans l’interface sommaire.

Figure 163 – Affichage du “prix coûtant” dans interface de saisie sommaire

La sélection de la case active l’affichage du prix coûtant pour toutes les propositions pour la durée de la session. Pour activer cette option en permanence, utilisez le paramètre « Afficher prix coûtant dans interface» dans les préférences système :

Menu Configuration Système/Options système/Préférences générales : Onglet « Propostions »

Onglet « PARAMÈTRES »

L’onglet « PARAMÈTRES » permet la sélection de paramètres requis pour l’impression. Cette section est davantage expliquée dans la section « Impression de la proposition » plus loin dans ce document.

Figure 164 – Onglet « PARAMÈTRES »

• 1-Préliminaire : Affiche l’indication « Préliminaire » sur la proposition imprimée. Fonction utilisée pour indiquer une proposition qui n’est pas finale.

• 2-Papier en-tête : Permet de ne pas afficher de logos sur la proposition imprimée si du papier avec l’en-tête de l’entreprise est utilisé.

• 3-Imprimer total dernière page : Affiche la section du bas avec le prix sur la dernière page.

• 4-Impression format standard : Impression standard (avec prix détaillés). Format par défaut si aucun format d’impression n’est sélectionné.

• 5-Impression format standard (sans prix détaillés) : Format d’impression standard avec seulement le total (sans les prix détaillés).

• 6-Impression format texte (sans prix détaillés): Format d’impression sous forme texte sans prix détaillés (voir exemple dans la section « Impression »).

• 7-Afficher « Hres » au lieu de « Qté » : Pemet d’afficher l’intitulé « Hres » au lieu de « Qté » dans la version imprimée. Cette fonction s’applique entre autres pour les consultants facturant des heures.

• 8-Afficher prix items kit (interface de saisie) : Affiche les prix pour les items de kits dans l’interface de saisie seulement (afin de permettre la validation des prix pour les kits)

• 9-Afficher taxes : Permet d’afficher les taxes dans la version imprimée.

• 10-Exclure No ou puce début ligne items : Affiche les prix des composantes des kits dans l’interface de saisie afin de facilement permettre une validation des prix des composantes.

• 11-Sélection page couverture : Permet de sélectionner une page couverture (si requis)

Onglet « AUTRES FRAIS »

Section actuellement en cours de développement.

Onglet « CONDITIONS »

L’onglet « CONDITIONS » affiche les conditions de paiement, les dates de début et de fin des travaux ainsi que la signature (si obtenue à partir de la version iPad).

Figure 165 – Onglet « CONDITIONS »

Menu CRÉER

Figure 166 – MENU “CRÉER”

A partir du menu « CRÉER », Les fonctions suivantes sont disponibles :

• No 1 : PROPOSITION: Création d’une nouvelle proposition pour le contact actuel ou un nouveau contact.

• No 2 : DUPLIQUER: Crée une nouvelle version de la proposition actuelle.

Les fonctions suivantes crées une fiche correspondante associée à la proposition :

• No 3 : FEUILLES DE TEMPS: Crée une feuille de temps.

• No 4 : RAPPORT DE SERVICE: Crée un rapport de service.

• No 5 : PROJET: Crée un projet.

• No 6 : FACTURE: Crée une facture complète ou partielle.

• No 7 : APPEL DE SERVICE: Crée un appel de service.

• No 8 : NOTE DE SUIVI: Crée une note de suivi.

Menu INFOS

Figure 167 – Menu « INFOS »

A partir du menu « INFOS », les fonctions suivantes sont disponibles.

• No 1 : DÉTAILS PROPOSITION: Affiche l’interface de saisie par défaut de la proposition.

• No 2 : FEUILLES DE TEMPS: Affiche l’historique des feuilles de temps.

• No 3 : RAPPORTS DE SERVICE: Affiche l’historique des rapports de services.

• No 4 : FICHE PROJET: Affiche le projet associé à cette proposition.

• No 5 : FACTURES: Affiche la ou les factures associées à cette proposition.

• No 6 : NOTES DE SUIVI: Affiche l’historique des notes de suivi

• No 7 : FICHES SUJETS / ACCÈS FEUILLES DE TEMPS: Affiche des sujets qui pourront ensuite être utilisés dans les feuilles de temps.

• No 8 : SALUTATION / CONCLUSION: Affiche le texte de salutation et de conclusion.

• No 9 : COPIER LISTE PRODUITS: Copie la liste des produits de la proposition afin de pouvoir être copiée dans un éditeur de texte.

• No 10 : ISOLER PRODUITS: Affiche les fiches des produits inclus dans cette proposition.

Détail de la proposition

Permet le retour à l’interface par défaut de la proposition (No 1).

Historique des feuilles de temps

Affiche l’historique des feuilles de temps associées à cette proposition (No 2)..

Figure 168 – Historique des feuilles de temps

Historique des rapports de service

Affiche l’historique des rapports de services associés à cette proposition (No 3).

Figure 169 – Historique des rapports de service

Projet associé à la proposition

Affiche le projet associé à cette proposition (No 4). Le bouton « Flèche » (A) permet d’accéder à fiche projet.

Figure 170 – Projet associé à la proposition

Factures associées à la proposition

Affiche la ou les factures associées à cette proposition (No 5).

Figure 171 – Facture(s) associées à la proposition

Historique des notes de suivi

Affiche l’historique des notes de suivi associées à cette proposition (No 6).

Figure 172 – Historique des notes de suivi

La sélection d’une note de suivi (No 1) affiche la note détaillée correspondante dans le module NOTES SUIVI. Pour retourner à la proposition : Menu INFOS, sélectionner « INFOS PROPOSITION » (No 2) et cliquer ensuite sur la flèche pour retourner à la proposition (No 3).

Figure 173 – Sélection item de la proposition complétée

Figure 174 – Sélection item de la proposition complétée

Fiches sujets / Accès feuilles de temps

Affiche des sujets qui pourront ensuite être utilisés dans les feuilles de temps (No 7). Il est également possible de déterminer quels utilisateurs peuvent saisir des feuilles de temps pour cette proposition.

Figure 175 – Fiches sujets / Accès feuilles de temps

Salutation et conclusion

Affiche le texte de salutation et de conclusion (No 8) qui sera affiché dans la version imprimée de la proposition. Le texte par défaut peut être modifié dans les préférences.

Figure 176 – Salutation et conclusion

Menu PHOTOS/FICHIERS

Le menu PHOTOS/FICHIERS permet d’associer des photos ou des documents à la proposition.

Figure 177 – Ajout de photos et fichiers

• No 1 : Description détaillée de la photo/fichier

• No 2 : Ouverture de la photo/fichier avec l'application associée au type de fichier

• No 3 : Exportation de la photo/fichier sur le bureau

• No 4 : Effacement de la photo/fichier

• No 5 : Image réduite du fichier

• No 6 : Sélection de l’ordre de tri d’affichage dans la liste (suite numérique croissante)

• No 7 : Sélection du fichier pour insertion dans la version PDF

• No 8 : Orientation du fichier

• No 9 : Interface permettant de glisser-déposer la photo/fichier

• No 10 : Effacement de tous les fichier

• No 11 : Ajout de toutes les brochures des produits inclus dans la proposition (visible seulement si des brochures ont préalablement été configurées dans les fiches produits)

• No 12 : Ajout d’une photo/fichier avec sélection de la photo/fichier à importer (Bouton « + » ou « + Insérer »

Impression de la proposition

Le menu IMPRIMER permet l’impression de la proposition et le menu PDF permet la création d’un PDF . LE PDF peut directement être envoyé par courriel.

Figure 178 – Menu IMPRIMER

Figure 179 – Menu PDF

Format d’impression

L’onglet paramètre permet de sélectionner le format d’impression de la proposition. 3 formats sont disponibles en fonction de votre secteur d’activité). Le format sélectionné peut ensuite être paramétré comme format par défaut dans les préférences.

Format 1 : Format standard (avec prix détaillés). Format par défaut utilisé si aucun format d’impression n’est sélectionné.

Format 2 : Format standard (sans prix détaillés)

Format 3 : Format texte (sans prix détaillés)

Figure 180 – Paramètres impression

Format standard (avec prix détaillés) (No 1)

Figure 181 – Impression proposition

Format standard (sans prix détaillés) (No 2)

Figure 182 – Impression proposition

Format texte (sans prix détaillés) (No 3)

Figure 183 – Impression proposition